2025_GR_00402 - Reglementen 2026-2031: Huurreglement voor evenementen die het openbaar domein innemen: goedkeuring

De gemeenteraad keurt het huurreglement voor evenementen die het openbaar domein innemen goed als volgt:

Reglementen 2026-2031

Huurreglement voor evenementen die het openbaar domein innemen

Algemene bepalingen

Het reglement geldt van 1 januari 2026  tot en met 31 december 2031.

1. Doel

Om de organisatie van evenementen op het openbare domein zo vlot mogelijk te laten verlopen, zijn er afspraken nodig tussen de stad en de organisator.

Het beleid 

2. Doelgroep

Het huurreglement voor evenementen richt zich tot organisatoren die het openbaar domein gebruiken voor de organisatie van hun evenement. Het huurreglement is van toepassing op alle categorieën van gebruikers.

3. Gebruik

Het reglement betreft alle evenementen die plaatsvinden op het openbaar domein van Herentals en goedgekeurd zijn door het college van burgemeester en schepenen. Het is niet mogelijk voor particulieren om de openbare ruimte te reserveren voor evenementen die niet openbaar toegankelijk zijn.

4. Aanvraag

Elk evenement wordt aangevraagd via het evenementenloket. Een aanvraag moet ten laatste 2 maanden voor de aanvangsdatum ingediend worden. De aanvraag wordt zo volledig mogelijk ingevuld. De stad Herentals rekent geen dossierkost aan voor de opstart van een evenementaanvraag en de bijhorende vergunningen, tenzij de deadline verstreken is. De stad Herentals heeft de mogelijkheid om aanvragen te weigeren die na de deadline worden aangevraagd of die niet passen binnen het algemene evenementenbeleid van de stad.

5. Gebruiksovereenkomst

Met de aanvraag van een evenement verklaart de gebruiker zich akkoord met alle bepalingen die zijn opgelegd door het college van burgemeester en schepenen voor het gebruik van de locatie zoals opgenomen in punt 12.

6. Nutsvoorzieningen (elektriciteit en water)

Een elektriciteitskast wordt enkel ter beschikking gesteld voor organisatoren die een verantwoordelijkheidsovereenkomst tekenen. In ruil ontvangen de organisatoren een sleutel en een handleiding om de elektriciteitskast te openen en te sluiten. Bij verlies van de sleutel wordt de kost voor een nieuwe sleutel aangerekend. 

7. Verkeerssignalisatie

Indien de organisator tijdelijke verkeerssignalisatie aanvraagt, dan wordt deze door de stadsdiensten geleverd. De organisator is zelf verantwoordelijk om deze voor het evenement op de juiste plaatsen neer te zetten en achteraf op het afgesproken moment weer terug te plaatsen op de plaats van levering.

8. Schade

De organisator is verantwoordelijk voor de schade die aan de openbare ruimte door zichzelf, zijn medewerkers, de deelnemers of derden wordt aangebracht. De organisator moet, onmiddellijk na het voorval van de schade, de feiten aan het stadsbestuur melden.

Er wordt aangenomen dat de openbare ruimte en het materiaal dat ter beschikking werd gesteld in prima staat verkeert bij de start van de activiteiten. Indien er door de organisator voor de aanvang van het evenement schade wordt vastgesteld, dan moet deze voor de aanvang van het evenement gemeld worden aan het evenementenloket. Indien na het evenement schade wordt vastgesteld, zal de organisator op eerste verzoek van het stadsbestuur een schadevergoeding betalen ten bedrage van de werkelijke herstellings- of vervangingskost.

9. Opruiming, schoonmaak en afvalverwerking

Elke organisator staat steeds zelf in voor het verwijderen van het afval en het opruimen van de locatie volgens de voorziene perimeter rond de evenementlocatie. Dit is het plein met de aanpalende straten. De locatie wordt achtergelaten in zijn oorspronkelijke staat. Om betwistingen te voorkomen, kan de organisator via foto’s aantonen dat hij de locatie proper heeft achtergelaten. Het achterlaten van afval is sluikstorten en wordt beboet. Hiervoor doet de stad beroep op de belasting op het ruimen van sluikstorten. De inzet van stadsarbeiders voor de opkuis wordt doorgerekend aan de organisator. Als de organisator veel afval verwacht, kan hij tegen een vergoeding een evenementencontainer van IOK via de stad aanvragen.

10. Circussen

Op het grondgebied van Herentals mogen maximum drie circussen per jaar doorgaan met een tussenperiode van drie maanden tussen twee verschillende circussen. Het circus mag geen acts met wilde dieren brengen en geen geluidswagen gebruiken. Het circus krijgt enkel toelating na het voorleggen van onderstaande documenten:

• bewijs van geldige brandverzekering en verzekering burgerlijke aansprakelijkheid
• recent positief keuringsattest voor elektriciteit
• inplantingsplan en technische beschrijving van de installaties
• kopie van het contract met een erkende dierenarts indien er dieren optreden.

11. Gebruik van de openbare weg voor publicatie

De openbare weg in Herentals kan enkel door circussen gebruikt worden voor het plaatsen van sandwichborden. De borden van een circus worden ten vroegste 14 dagen voor de eerste voorstelling geplaatst en 7 dagen na de laatste voorstelling verwijderd. Alle borden die voor of na deze periode op het grondgebied aangetroffen worden, worden beboet. Voor andere evenementen is het verboden om sandwichborden of andere publicaties op de openbare weg te plaatsen. 

Organisatoren kunnen wel op hun evenementlocatie tijdelijke promo aanbrengen om aan te geven dat er op die plek binnenkort een evenement doorgaat. Deze inname wordt mee aangevraagd bij de evenementaanvraag, mag geen parkeerplaatsen innemen en wordt ten vroegste één maand voor het evenement geplaatst en bij de afbraak van het evenement weggenomen.

12. Veiligheids-, verbodsbepalingen en ondersteuning

Het college van burgemeester en schepenen wordt gemachtigd om de nodige veiligheids-, verbodsbepalingen en ondersteuning per evenementlocatie gedurende de duur van dit reglement vast te stellen. 

• Veiligheidsbepalingen: richtlijnen voor het gebruik van een evenementlocatie die ervoor zorgen dat het evenement op een veilige manier kan doorgaan.
• Verbodsbepalingen: bepaalde inrichtingen, evenementen, tijdstippen en andere afspraken die voor een bepaalde evenementlocatie verboden zijn.
• Ondersteuning: een overzicht van de ondersteuning per evenementlocatie die vervat zit in de huurprijs die de organisator betaalt. Zoals het leveren van verkeerssignalisatie, wegnemen van straatmeubilair, de mogelijkheid om gebruik te maken van nutsvoorziening en andere vormen van ondersteuning.

13. Overtredingen

Bij het overtreden van de hiervoor vermelde regels of het berokkenen van schade kunnen, desgevallend cumulatief, maatregelen of boetes opgelegd worden.

• Retributies conform de bepalingen in het retributiereglement
• Het stilleggen van de activiteit en het ontruimen van het plein op kosten van de gebruiker wegens het overtreden van de veiligheids- en verbodsbepalingen
• Weigering om de openbare ruimte van de stad ter beschikking te stellen als:
  • De afspraken of voorwaarden niet tijdig worden nagekomen
  • Een voorgaande huur- of schadefactuur niet betaald is
• Weigering om voor één volledig jaar de openbare ruimte van de stad te huren wegens:
  • Vandalisme
  • Een tweede boete of schadefactuur binnen de twee jaar
  • Het excessief overtreden van de veiligheids- en verbodsbepalingen.

14. Andere 

De organisator informeert de buurtbewoners minstens 14 dagen voor het evenement voor de activiteiten en de impact op de buurt. De stad bepaalt een perimeter van bewoners en straten die zeker geïnformeerd moeten worden. De organisator handelt als een voorzichtig en redelijk persoon.

15. Procedure

Dit reglement wordt aan de toezichthoudende overheid overgemaakt. Het reglement wordt afgekondigd en bekendgemaakt overeenkomstig het decreet lokaal bestuur.