2025_GR_00399 - Subsidies 2026-2031: Subsidiereglement voor de werking van erkende Herentalse verenigingen: goedkeuring

De gemeenteraad keurt het subsidiereglement voor de werking van erkende Herentalse verenigingen goed als volgt:

Subsidies 2026-2031

Subsidiereglement voor de werking van erkende Herentalse verenigingen

1. Periode

Het reglement geldt gedurende de periode van 1 januari 2026 tot en met 31 december 2031. 

2. Doel

Het stadsbestuur ondersteunt de reguliere werking van de erkende Herentalse verenigingen.

3. Doelgroep

Het reglement kan ingeroepen worden door alle erkende Herentalse verenigingen volgens het erkenningsreglement van de stad Herentals, bekrachtigd door het college van burgemeester en schepenen.

4. Voorwaarden

Definities:

• Actieve leden: de leden van de vereniging die zich op regelmatige basis inzetten voor de vereniging of die op regelmatige basis deelnemen aan activiteiten eigen aan de vereniging. Bezoekers van eenmalige activiteiten of evenementen zijn geen actieve leden.
• Activiteitsdag: een activiteitsdag is een dag waarop de actieve leden in groepsverband samenkomen om activiteiten eigen aan de vereniging uit te oefenen en zo een regelmatige werking realiseren. Bijvoorbeeld een vergadering of een repetitie zijn activiteitsdagen.
• Activiteit in Herentals open voor het brede publiek: dit is een activiteit die wordt (mee) georganiseerd door de vereniging en die geen activiteitsdag is, plaatsvindt op het grondgebied van Herentals, waar iedere geïnteresseerde aan kan deelnemen en die gepubliceerd wordt op de UiT-databank of gecommuniceerd wordt via minstens 2 communicatiekanalen. Als activiteiten meerdere dagen duren, telt elke dag waarvoor de deelnemers zich apart kunnen inschrijven of bij kunnen deelnemen. Voorbeelden zijn een eetdag, een fuif, een concert, een expositie, een toernooi, een evenement, een toertocht of een wedstrijd.
• Kansentarief: een persoon die een UiTPAS Kempen met kansentarief bezit, krijgt 80 % korting op het tarief van de lidgelden van de vereniging en de inkomgelden van door de eigen vereniging georganiseerde activiteiten van een gelijkaardig lid zonder kansentarief. Het kansentarief wordt niet toegepast op de tarieven van consumpties of maaltijden.

5. Aanvraag

De aanvrager vraagt de subsidie aan via het aanvraagformulier op de website van de stad Herentals. De subsidie kan aangevraagd worden voor de reguliere werking van de erkende Herentalse vereniging. De toekenning van het bedrag van de subsidie wordt bepaald aan de hand van vier categorieën, een vereniging kan slechts tot één categorie behoren:

• De erkende Herentalse vereniging hoort bij categorie 1 als ze voldoet aan alle volgende voorwaarden:
  1. minimum 10 actieve leden hebben waarvan 5 uit Herentals of een exclusieve G-werking hebben of jaarlijks één activiteit in Herentals open voor het brede publiek organiseren
  2. minimum 10 activiteitsdagen voor leden, in Herentals, per jaar hebben of één activiteit, open voor het brede publiek organiseren in Herentals
  3. het kansentarief toepassen en dit vermelden op alle communicatie. 
• De erkende Herentalse vereniging hoort bij categorie 2 als ze voldoet aan alle volgende voorwaarden:
  1. minimum 20 actieve leden hebben waarvan 10 uit Herentals
  2. minimum 20 activiteitsdagen voor leden, in Herentals, per jaar hebben
  3. het kansentarief toepassen en dit vermelden op alle communicatie
  4. een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor alle actieve leden en lichamelijke ongevallen voor alle vrijwilligers hebben
  5. jaarlijks zelf minimum één activiteit in Herentals organiseren open voor het brede publiek.
• De erkende Herentalse vereniging hoort bij categorie 3 als ze voldoet aan alle volgende voorwaarden:
  1. minimum 40 actieve leden hebben waarvan 20 uit Herentals
  2. minimum 30 activiteitsdagen voor leden, in Herentals, per jaar hebben
  3. het kansentarief toepassen en dit vermelden op alle communicatie 
  4. een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen voor alle actieve leden hebben
  5. jaarlijks zelf minimum drie activiteiten in Herentals organiseren open voor het brede publiek
  6. een webpagina of een pagina op sociale media hebben die openbaar toegankelijk is met daarop de contactgegevens van de vereniging of een contactformulier, het aanbod en de eventuele lidgelden en/of toegangsgelden. 
• De erkende Herentalse vereniging hoort bij categorie 4 als ze voldoet aan alle volgende voorwaarden:
  1. minimum 100 actieve leden hebben waarvan 50 van Herentals
  2. minimum 50 activiteitsdagen voor leden, in Herentals, per jaar hebben
  3. het kansentarief toepassen en dit vermelden op alle communicatie
  4. een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen voor alle actieve leden hebben
  5. jaarlijks zelf minimum vijf activiteiten in Herentals organiseren open voor het brede publiek
  6. een webpagina of een pagina op sociale media hebben die openbaar toegankelijk is met daarop de contactgegevens van de vereniging of een contactformulier, het aanbod en de eventuele lidgelden en/of toegangsgelden.

De subsidie bedraagt:

• 200 euro voor verenigingen die behoren tot categorie 1
• 450 euro voor verenigingen die behoren tot categorie 2
• 950 euro voor verenigingen die behoren tot categorie 3
• 1.250 euro voor verenigingen die behoren tot categorie 4

Als de vereniging meer dan 25 % van het uitgekeerde subsidiebedrag verliest door het toepassen van het kansentarief, dan compenseert het stadsbestuur dit verlies. De compensatie bedraagt het verlies van meer dan de 25 % van het toegekende subsidiebedrag.

De aanvrager bezorgt uiterlijk op 30 september, volgend op het werkjaar waarvoor de subsidie wordt aangevraagd, de nodige bewijsstukken.

Elk jaar wordt een derde van alle erkende verenigingen uitgenodigd om een aanvraagdossier in te dienen. Verenigingen die geen dossier hoeven in te dienen, ontvangen automatisch dezelfde subsidie als het voorgaande jaar. 

Als de vereniging van mening is dat ze tussentijds van categorie verandert, kan ze jaarlijks een dossier indienen en aanvullende bewijsstukken aanleveren. 

In 2026 vormt dit proces een uitzondering waarbij alle erkende verenigingen worden uitgenodigd om een subsidieaanvraag in te dienen.

Laattijdige aanvragen worden niet behandeld.

De vereniging kan steeds aantonen dat ze aan de voorwaarden voor het verkrijgen van de subsidie voldoet en werkt mee bij een controle door de stad.

6. Betaling

De subsidie wordt uitbetaald wanneer de erkende vereniging voldoet aan alle voorwaarden. Bij een tekort aan kredieten wordt de subsidie pro rata verdeeld volgens de categorieën.

7. Betwisting

De aanvrager kan binnen de 30 dagen na kennisgeving van de beslissing in beroep gaan door een schriftelijke argumentatie te bezorgen aan het college van burgemeester en schepenen.  

Het college van burgemeester en schepenen behandelt alle betwistingen.

Indien de aanvrager onjuiste gegevens gebruikt voor het verkrijgen van een subsidie, kan het college van burgemeester en schepenen het uitgekeerde bedrag terugvorderen en de aanvrager uitsluiten voor verdere subsidiëring.

8. Procedure

Dit reglement wordt aan de toezichthoudende overheid overgemaakt. Het reglement wordt afgekondigd en bekendgemaakt overeenkomstig het decreet lokaal bestuur.