De stad Herentals heeft momenteel een huurreglement zaalverhuur socio-culturele polyvalente ruimtes, goedgekeurd op 2 mei 2023. Dit reglement geldt tot 31 december 2025 en moet opnieuw gestemd worden.
Voor de zaalverhuur van de socio-culturele polyvalente ruimtes van de stad Herentals zijn er afspraken en richtlijnen nodig tussen de stad en de gebruiker.
De gemeenteraad keurt het huurreglement voor de zaalverhuur van socio-culturele polyvalente ruimtes goed. Het reglement is van kracht van 1 september 2025 tot en met 31 december 2032 en vervangt het reglement van 2 mei 2023.
Op 2 mei 2023 keurde de gemeenteraad het aangepaste huur- en retributiereglement voor zaalverhuur socio-culturele polyvalente ruimtes goed.
Dit reglement loopt af op 31 december 2025 en moet opnieuw gestemd worden.
De stad Herentals heeft momenteel een huurreglement zaalverhuur socio-culturele polyvalente ruimtes. Dit reglement geldt tot 31 december 2025 en moet opnieuw gestemd worden.
Het huidige reglement is voldoende duidelijk maar vanaf 1 september 2025 zal het buurthuis Diependaal hierin mee worden opgenomen.
Om bij de start van de volgende legislatuur alle reglementen samen te kunnen bekijken, laten we deze reglementen gelden tot 2032.
De gemeenteraad keurt het huurreglement zaalverhuur socio-culturele polyvalente ruimtes goed.
Huurreglement zaalverhuur socio-culturele polyvalente ruimtes
Het reglement geldt vanaf 1 september 2025 tot en met 31 december 2032.
Het huurreglement zaalverhuur socio-culturele polyvalente ruimtes, goedgekeurd door de gemeenteraad op 2 mei 2023, wordt opgeheven met ingang van het huidig reglement.
Voor de zaalverhuur van de socio-culturele polyvalente ruimtes van de stad Herentals zijn er afspraken en richtlijnen nodig tussen de stad en de gebruiker.
HET BELEID
Doelgroep
Dit reglement geldt voor iedereen die een polyvalente socio-culturele ruimte van de stad Herentals wenst te huren. De gebruikers vallen onder één van de volgende categorieën:
Gebruik
Alle activiteiten in de polyvalente socio-culturele ruimtes van de stad moeten een sociaal-cultureel karakter hebben. Privéfeesten zijn niet toegestaan, met uitzondering van zaal ’t Hof, buurthuis Diependaal en cc ’t Schaliken. Fuiven zijn uitsluitend toegestaan in zaal ’t Hof.
Aanvraag
Wanneer
Gebruikers uit categorie A, B, C en D kunnen hun aanvraag vanaf september x voorafgaand aan het volgend schooljaar (september x+1 – augustus x+2) indienen. De stad verwerkt de aanvragen zodat de infrastructuur zo optimaal mogelijk bezet is. Bij gelijke aanvragen (qua datum) krijgt de eigen programmatie voorrang. Vervolgens wordt rekening gehouden met de aard van de activiteit, het bereik en de technische haalbaarheid. De stad heeft het recht om een andere datum voor te stellen. De definitieve toewijzing zal voor deze categorieën gebeuren voor 1 maart jaar x+1. Vanaf 1 maart jaar x+1 kunnen alle gebruikers van één van de categorieën hun aanvraag indienen tot maximum augustus x+2. Deze toewijzing gebeurt in volgorde van datum van ontvangst. De aanvrager kan maximaal twee optiedata nemen. Binnen de drie weken moet de aanvrager de keuze van optiedatum doorgeven, want anders vervalt deze automatisch. Activiteiten die meerdere dagen in beslag nemen worden aanzien als één optie.
Gebruikers uit categorie A, B, C en D kunnen hun aanvraag vanaf september x voorafgaand aan het volgend schooljaar (september x+1 – augustus x+2) indienen. De stad verwerkt de aanvragen zodat de infrastructuur zo optimaal mogelijk bezet is. Bij gelijke aanvragen (qua datum) krijgt de eigen programmatie van het Deeltijdskunstonderwijs (DKO) en Theaterspektakel voorrang. Vervolgens wordt rekening gehouden met de aard van de activiteit, het bereik en de technische haalbaarheid. De stad heeft het recht om een andere datum voor te stellen. De definitieve toewijzing zal voor deze categorieën gebeuren voor maart jaar x+1. Vanaf 1 maart jaar x+1 kunnen alle gebruikers van één van de categorieën hun aanvraag indienen tot maximum augustus x+2. Deze toewijzing gebeurt in volgorde van datum van ontvangst. De aanvrager kan maximaal twee optiedata nemen. Binnen de drie weken moet de aanvrager de keuze van optiedatum doorgeven, want anders vervalt deze automatisch. Activiteiten die meerdere dagen in beslag nemen worden aanzien als één optie.
Gebruikers uit categorie A en B kunnen vanaf 12 maanden voor hun activiteit een ruimte aanvragen en reserveren. Alle andere aanvragers kunnen dit vanaf 10 maanden voor hun activiteit. De toewijzing gebeurt in volgorde van datum van ontvangst. De aanvrager kan maximaal twee optiedata nemen. Binnen de drie weken moet de aanvrager de keuze van optiedatum doorgeven, want anders vervalt deze automatisch. Activiteiten die meerdere dagen in beslag nemen worden aanzien als één optie.
Hoe
Elke aanvraag voor een ruimte of een gedeelte ervan moet gericht zijn aan de desbetreffende dienst aan de hand van een officieel aanvraagformulier:
De aanvraag verloopt via de dienst cultuur en toerisme: online via de website, telefonisch, via post of via mail. De aanvraag moet zo volledig mogelijk ingevuld worden. De stad heeft het recht om gebruiksperiodes, materialen, medewerking, … die niet zijn aangevraagd, te weigeren.
De aanvraag verloopt via het secretariaat van de Kunstencampus: online via de website, telefonisch, via post of via mail. De aanvraag moet zo volledig mogelijk ingevuld worden. De stad heeft het recht om gebruiksperiodes, materialen, medewerking, … die niet zijn aangevraagd, te weigeren.
Afsluiten gebruiksovereenkomst
Op basis van de aanvraag stelt de stad een gebruiksovereenkomst op, die per e-mail aan de gebruiker wordt bezorgd. Deze overeenkomst moet binnen de drie weken ondertekend worden teruggestuurd. Voor alle socio-culturele infrastructuur, met uitzondering van de polyvalente ruimtes in de Kunstencampus en het Stadsarchief, moet de overeenkomst teruggestuurd worden naar de dienst cultuur en toerisme. Gebruiksovereenkomsten voor de Kunstencampus en het Stadsarchief moeten ondertekend worden teruggestuurd naar het secretariaat van de Kunstencampus. De reservatie is pas definitief nadat de ondertekende overeenkomst ontvangen werd. De retributie en eventuele onkosten worden na afloop van de activiteit aangerekend en moeten betaald worden binnen één maand na de factuurdatum.
Annulering
De stad behoudt zich het recht voor om een eerder verleende reservatie te wijzigen of in te trekken indien er een gegronde reden is, zoals veiligheidsoverwegingen, het behoud van de openbare orde of het algemeen belang. In dat geval kan geen enkele schadevergoeding worden geëist.
Een annulering door de gebruiker moet schriftelijk of per e-mail gebeuren.
Indien de gebruiker de annuleringstermijnen niet respecteert, worden de volgende verbruikstarieven in rekening gebracht:
Afspraken geldende voor elke polyvalente socio-culturele ruimtes behorende tot de stad
Technische ondersteuning
In geen enkele ruimte wordt technische ondersteuning door medewerkers van de stad geboden. Enkel bij podiumactiviteiten in de schouwburg van 't Schaliken wordt technische ondersteuning door medewerkers van de stad voorzien.
Sleutels / toegangsbadges
Voor het afhalen van sleutels en/of toegangsbadges moet de gebruiker afspraken maken met de stad. Sleutels en/of toegangsbadges kunnen slechts twee werkdagen op voorhand opgehaald worden en moeten de eerstvolgende werkdag na de activiteit terugbezorgd worden.
Opruiming/ schoonmaak
Onmiddellijk na de activiteit, de voorstelling of na de laatste van een ononderbroken reeks voorstellingen moet al het materiaal dat geen eigendom is van de stad verwijderd worden. De zaalindeling moet in zijn oorspronkelijke staat worden teruggebracht.
De stad kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor achtergelaten materialen, voor mogelijke beschadiging of voor diefstal.
De gebruikte ruimtes moeten opgeruimd en uitgeborsteld zijn. Alle tafels en stoelen moeten proper zijn, de koelkasten moeten aan de binnen- en buitenzijde gereinigd worden en de afwasmachine moet na gebruik uitgeladen en nagespoeld worden.
De omgeving (zowel binnen als buiten) rondom de gebruikte lokalen moet eveneens proper achtergelaten worden.
Indien het personeel van de stad extra schoonmaak moet uitvoeren, worden hiervoor kosten aangerekend.
Per locatie gelden nog specifieke afspraken die in de handleiding terug te vinden zijn. Deze wordt bezorgd door de stad.
Afvalverwerking
Alle afval moet gesorteerd en gedeponeerd worden in de daartoe voorziene vuilbakken of vuilniszakken. Glas, frituurolie, PMD, papier en karton moet de gebruiker zelf meenemen, op straffe van de sancties zoals bepaald in het retributiereglement.
In de schouwburg, zaal ’t Hof en scène Kunstencampus ontvangt elke aanvrager maximaal vier gratis vuilniszakken voor restafval. Indien de gebruiker meer restafvalzakken wenst te gebruiken, moet vooraf een evenementcontainer van de stad aangevraagd worden. Gebruikt de gebruiker meer dan vier afvalzakken zonder dat er een container werd aangevraagd, dan worden de extra kosten aangerekend conform het retributiereglement. Indien de gebruiker zelf bijkomende restafvalzakken meebrengt, moeten deze na afloop van de activiteit ook door hemzelf worden meegenomen.
Horeca
Bij gebruik van de foyer en het buitenplein is de gebruiker verplicht om frisdranken en bieren af te nemen via de uitbater van de foyer. Andere dranken, zoals wijnen, fruitsappen en warme dranken, kunnen eveneens via de uitbater worden verkregen, maar dit is niet verplicht. Gebruikers mogen deze dranken, net als koude etenswaren, ook zelf voorzien, op voorwaarde dat ze niet worden geleverd door de uitbater. Voor het meebrengen van deze producten is geen vergoeding verschuldigd.
Het bereiden van eten is niet toegestaan in de foyer of backstage. Op het buitenplein is het bereiden van voedsel wel toegestaan, mits de gebruiker de vloer vooraf volledig bedekt met geschikt beschermend materiaal. De gebruiker is verantwoordelijk voor eventuele schade of vervuiling die hieruit voortvloeit.
Tot slot is de aanvrager verantwoordelijk voor het naleven van het verbod op eten en drinken in de schouwburg.
Voor het gebruik van zaal ’t Hof moet de gebruiker putten uit de aanwezige standaard drankenvoorraad. De levering gebeurt door de brouwer die de stad heeft aangesteld. Gebruikers kunnen zelf zware bieren, wijnen en warme dranken voorzien, die niet door de brouwer geleverd worden, zonder dat daarvoor enige vergoeding verschuldigd is. In deze zaal zijn warme maaltijden toegestaan.
Alle overige socio-culturele ruimtes van de stad zijn vrij van leverancier. Gebruikers moeten zelf hun drank voorzien. Enkel in zaal ’t Hof en buurthuis Diependaal mogen warme maaltijden bereid worden. In de andere infrastructuur mag dit niet omwille van brandveiligheid.
Publiciteit
Publiciteit moet duidelijk de naam van de organisator, de contactgegevens, de gehuurde ruimte, de aard van de activiteit, de datum en de toegangsprijzen vermelden. Voor eventuele verspreiding binnen de stad oordeelt en zorgt de stad.
Ticketverkoop
Organisatoren kunnen gebruik maken van het ticketsysteem van de stad volgens het retributiereglement. Hiervoor moet tijdig contact opgenomen worden. Voor ticketverkoop door de stad gelden er specifieke afspraken. Hiervoor wordt verwezen naar een afzonderlijke handleiding. De stad kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor plaatsreserveringen die niet met het ticketsysteem van de stad werden gedaan.
Afspraken enkel geldend voor de schouwburg
Gebruik
De stad beslist of een aanvraag onder een kleine dan wel een grote productie valt. Wanneer de schouwburg ter beschikking is gesteld, kunnen de foyer en het buitenplein niet afzonderlijk gebruikt worden. Ook de artiestenloge kan nooit afzonderlijk gereserveerd worden. De schouwburg moet uiterlijk om 23 uur volledig ontruimd en afgesloten zijn.
Indien de gebruiker technische apparatuur nodig heeft die niet in het bezit is van de stad, moet deze op eigen kosten ingehuurd worden. Voor het inhuren van dergelijk materiaal is voorafgaandelijke toestemming van de stad vereist.
Repetities, opbouw en afbraak in de schouwburg
Repetities kunnen slechts ter voorbereiding van een activiteit, die doorgaat in de schouwburg plaatsvinden. Repetities zijn ondergeschikt aan de eigenlijke programmering en worden beperkt tot vijf repetitiedagen. Opbouw- en afbraakmomenten worden beschouwd als repetities. Bij repetities kan geen publieke toegang verleend worden. Een repetitie kan maximum tot 23 uur duren.
Repetities op de dag van de activiteit zelf worden niet als repetitie beschouwd maar als integraal deel van deze activiteit.
Voor elke dag dat de schouwburg geblokkeerd is, zonder dat er gerepeteerd of gespeeld wordt, wordt het tarief blokkering aangerekend.
De stad kan in overleg met de gebruiker op repetitie-, opbouw- en/of afbraakdagen andere activiteiten toestaan.
Technische ondersteuning/ bediening apparatuur/ technische fiche
De aanwezigheid van een technisch medewerker is verplicht in de schouwburg. Eén technicus kan maximaal 11 uur op een dag ingeschakeld worden.
De bediening van de apparatuur van de schouwburg gebeurt uitsluitend door en/of onder toezicht van het personeel van de stad.
De gebruiker moet de stad uiterlijk één maand voor de datum van ingebruikname op de hoogte brengen van de aard van de activiteit, desgewenst via een draaiboek.
De gebruiker bezorgt aan de technisch medewerker een technische fiche. Indien deze informatie niet tijdig wordt bezorgd, draagt de stad geen verantwoordelijkheid voor de gevolgen.
Apparatuur die niet behoort tot de stad moet technisch in orde zijn en voldoen aan de geldende normen. Indien dit niet het geval is, kan het gebruik ervan geweigerd worden.
Vestiaire
Het gebruik van de vestiaire is omwille van veiligheidsredenen verplicht bij gebruik van de schouwburg. De gebruiker moet zelf de vestiaire uitbaten. De bewaking en de verantwoordelijkheid voor de duur van de activiteit berust bij de gebruiker.
Afspraken enkel geldend voor zaal 't Hof
Gebruik
De keuken van zaal 't Hof kan niet afzonderlijk gebruikt worden. De zaal is ten vroegste beschikbaar vanaf 10 uur op de dag van de activiteit. Uiterlijk om 6 uur de volgende ochtend moet de zaal volledig ontruimd, opgeruimd en afgesloten zijn.
Bij optredens die gepaard gaan met fuifactiviteiten, of bij het organiseren van een fuif, wordt het gebruikstarief van de grote zaal, de tuinzaal en de keuken aangerekend.
Repetities, opbouw en afbraak in de grote zaal van zaal ’t Hof
Repetities kunnen slechts ter voorbereiding van een activiteit die doorgaat in de grote zaal van ’t Hof plaatsvinden. Repetities zijn ondergeschikt aan de eigenlijke programmering en worden beperkt tot vijf repetitiedagen. Opbouw- en afbraakmomenten worden beschouwd als repetities. Bij repetities kan geen publieke toegang verleend worden. Een repetitie kan maximum tot 23 uur duren.
Repetities op de dag van de activiteit zelf worden niet als repetitie beschouwd, maar als integraal deel van deze activiteit.
Voor elke dag dat de grote zaal van ‘t Hof geblokkeerd is, zonder dat er gerepeteerd of gespeeld wordt, wordt het tarief blokkering aangerekend.
De stad kan in overleg met de gebruiker op repetitie-, opbouw- en/of afbraakdagen andere activiteiten toestaan.
Afspraken enkel geldend voor zaal scène in de Kunstencampus
Gebruik
De foyer en zaal auditie van de Kunstencampus kunnen nooit afzonderlijk gebruikt worden.
Technische apparatuur die de gebruiker nodig heeft, maar die niet aanwezig is in de stad zal op eigen kosten ingehuurd worden. Hiervoor moet voorafgaandelijk toestemming gevraagd worden aan de stad.
Repetities, opbouw en afbraak in zaal scène van de Kunstencampus
Repetities kunnen slechts ter voorbereiding van een activiteit, die doorgaat in zaal scène van de Kunstencampus plaatsvinden. Repetities zijn ondergeschikt aan de eigenlijke programmering en worden beperkt tot vijf repetitiedagen. Opbouw- en afbraakmomenten worden beschouwd als repetities. Bij repetities kan geen publieke toegang verleend worden. Een repetitie kan maximum tot 23 uur duren.
Repetities op de dag van de activiteit zelf worden niet als repetitie beschouwd maar als integraal deel van deze activiteit.
Voor elke dag dat zaal scène in de Kunstencampus geblokkeerd is, zonder dat er gerepeteerd of gespeeld wordt, wordt het tarief blokkering aangerekend.
De stad kan in overleg met de gebruiker op repetitie-, opbouw- en/of afbraakdagen andere activiteiten toestaan.
Technische ondersteuning / bediening apparatuur / technische fiche
Voor podiumactiviteiten in zaal scène van de Kunstencampus wordt een basisuitrusting en -opstelling voorzien.
Extra technische ondersteuning en apparatuur geleverd door extern deskundig personeel zijn ten laste van de gebruiker. De gebruiker moet de stad uiterlijk één maand voor de datum van ingebruikname op de hoogte brengen van de aard van de activiteit, desgewenst via een draaiboek.
Apparatuur die niet behoort tot de stad moet technisch in orde zijn en voldoen aan de geldende normen. Indien dit niet het geval is, kan het gebruik ervan geweigerd worden.
Vaste gebruikers in Dorpshuis Noorderwijk, Dorpshuis Morkhoven, buurthuis Diependaal en Stadsarchief (zaal meier, zaal schutter, zaal vorster)
Een vaste gebruiker is een gebruiker die een bepaalde ruimte minstens tien maal per jaar gebruikt op vooraf bepaalde data. Voor deze gebruikers worden gebruiksovereenkomsten afgesloten. Enkel de ruimtes in Dorpshuis Noorderwijk, Dorpshuis Morkhoven, buurthuis Diependaal en in het Stadsarchief komen in aanmerking voor vaste gebruikers. Deze regeling geldt enkel voor gebruikers uit categorie B. De gebruikers betalen jaarlijks een bedrag conform het retributiereglement.
ANDERE
Verantwoordelijkheid gebruiker
Elke gebruiker is eindverantwoordelijke voor zijn/haar activiteit. Hij mag aan de lokalen geen andere bestemming geven dan die waarvoor het gebruik werd toegestaan.
De gebruiker kan in geen geval het gereserveerde, geheel of gedeeltelijk onderverhuren of overdragen aan derden of het gebruik aan derden toestaan. Bij overtreding krijgt de gebruiker, die de overeenkomst heeft getekend, hiervoor een boete en sancties conform het huishoudelijk en retributiereglement.
Elke gebruiker is verantwoordelijk voor het naleven van de reglementen over de gemeentelijke, provinciale, Vlaamse, federale en/of Europese taksen op vertoningen, geluidsnormen, auteursrechten, bedrijfsvoorheffing voor buitenlandse artiesten, het indienen van de voorgeschreven loonlijsten voor binnenlandse artiesten, politiereglementen, de wet over de handelspraktijken en alle andere wettelijke bepalingen die van toepassing zijn ten gevolge van de georganiseerde activiteit.
Elke gebruiker is verantwoordelijk dat er geen overlast berokkend wordt aan activiteiten die op hetzelfde moment in andere delen van het gebouw plaatsvinden en/of omgeving.
De gebruiker is verantwoordelijk voor al wat er zich met het gebouw en de inboedel kan voordoen en voor de bewaking van de lokalen. Tijdens de openingsuren van de activiteit moet de gebruiker zorgen voor permanentie. Na afloop van de activiteit moet de gebruiker de lichten doven, alle toestellen uitschakelen, alle deuren slotvast maken en eventuele alarminstallatie inschakelen.
Alle praktische afspraken die niet in dit reglement zijn opgenomen, worden met de stad gemaakt. Dit kan zowel mondeling of via handleidingen zijn.
Schade
De gebruiker is verantwoordelijk voor de schade aan het gebouw en inboedel die door zichzelf, zijn medewerkers, de deelnemers aan de door hem ingerichte activiteit of derden zijn aangebracht. De gebruiker moet, onmiddellijk na het voorvallen van de schade, de feiten aan de stad melden.
Aangenomen wordt dat het gebouw en zijn inboedel, elk lokaal en het materiaal dat ter beschikking werd gesteld in goede staat is bij aanvang van de activiteit. Indien er door de gebruiker voor aanvang van de activiteit schade wordt vastgesteld, dan moet deze voor aanvang (telefonisch, per e-mail) van de activiteit gemeld worden aan de stad aan de hand van foto’s. Indien na de activiteit schade wordt vastgesteld, zal de gebruiker de schadevergoeding betalen conform het retributiereglement.
De stad kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor om het even welke schade van lichamelijke of stoffelijke aard die ontstaat naar aanleiding van de toegestane activiteiten of van het toegestane gebruik van de lokalen en/of uitrusting.
Veiligheids- en verbodsbepalingen
De gebruiker zorgt dat een vlotte toegang en doorgang gewaarborgd blijft. Het is verboden in-, uit- en nooduitgangen slotvast te maken of te versperren tijdens activiteiten. Het is eveneens verboden de noodverlichting uit te schakelen.
Het maximale aantal toegelaten personen mag niet overschreden worden.
In alle lokalen van de stad geldt een strikt rookverbod.
Het is verboden te roken aan alle in- en uitgangen, inclusief nooduitgangen, en binnen een perimeter van minstens 10 m, van volgende locaties:
Het is niet toegestaan bijkomende verwarmingsinstallaties en -toestellen te plaatsen, brandende kaarsen of extra kookmateriaal ter bereiding van warme maaltijden te gebruiken, tenzij anders afgesproken met de stad.
Het niet naleven van veiligheidsregels of aanwijzingen van de stad, brandweer of politie kan de onmiddellijke verplichte stopzetting van de activiteit tot gevolg hebben.
Het is ten strengste verboden ramen, deuren, muren, panelen, vloeren te beschadigen, te benagelen, te beplakken en/of te beschilderen. Zij mogen van geen enkel hechtingsmiddel worden voorzien.
Bij een tentoonstelling moet het ophangsysteem van de stad gebruikt worden.
Per locatie gelden er nog specifieke afspraken. Hiervoor wordt verwezen naar de afzonderlijke handleidingen.
Overtredingen
Overtredingen van het reglement of het veroorzaken van schade kunnen verschillende gevolgen hebben. De stad is gemachtigd om boetes op te leggen, conform de bepalingen van het geldende retributiereglement.
Bij een overtreding of het berokkenen van schade kunnen, al dan niet cumulatief, volgende maatregelen genomen worden:
Gebruiksovereenkomst
Met de ondertekening van de gebruiksovereenkomst verklaart de gebruiker zich akkoord met alle bepalingen van het gebruiksreglement.
Procedure
Dit reglement wordt aan de toezichthoudende overheid overgemaakt. Het reglement wordt afgekondigd en bekendgemaakt overeenkomstig het decreet lokaal bestuur.