2025_GR_00273 - Reglementen 2025 - 2032: Huurreglement voor het gebruik van sportcomplex De Vossenberg: goedkeuring

De gemeenteraad keurt het huurreglement voor het gebruik van sportcomplex De Vossenberg goed. 

Reglementen 2025 - 2032

Huurreglement voor het gebruik sportcomplex De Vossenberg

Voor de verhuur van sportcomplex De Vossenberg zijn er afspraken en richtlijnen nodig tussen het AGB Sport en Recreatie Herentals en de gebruiker.

Het reglement geldt van 1 augustus 2025 tot en met 31 december 2032.

Het huishoudelijk reglement voor het gebruik van sportcomplex De Vossenberg, goedgekeurd door de gemeenteraad op 3 december 2019, wordt opgeheven met ingang van het huidig reglement. 

HET BELEID

Doelgroep

Dit reglement geldt voor iedereen die sportcomplex De Vossenberg wenst te huren. De gebruikers vallen onder één van de volgende categorieën:

• Categorie A: stad en OCMW Herentals, AGB Sport en Recreatie Herentals, erkende Herentalse adviesorganen voor het uitvoeren van hun basisopdracht advisering
• Categorie B: erkende Herentalse verenigingen volgens het erkenningsreglement van de stad Herentals, bekrachtigd door het college van burgemeester en schepenen en onderwijsinstellingen op het grondgebied Herentals en Herentalse politieke partijen, EVA vzw Handelshart Herentals
• Categorie C: niet-erkende Herentalse organisaties en verenigingen zonder winstgevend oogmerk, niet-Herentalse organisaties en verenigingen zonder winstgevend oogmerk en onderwijsinstellingen buiten het grondgebied Herentals
• Categorie D: alle overige gebruikers

Gebruik

Alle activiteiten die in sportcomplex De Vossenberg plaatsvinden, moeten van sportieve aard zijn. De te huren sporthallen/zaaldelen/ruimten zijn:

• grote polyvalente zaal of GPZ (42 x 36 meter): deze zaal kan gehuurd worden per 1/3, per 1/2 of volledige zaal
• kleine polyvalente zaal of KZP (11,25 x 11,70 meter)
• turnzaal of TZ (29,40 x 21 x 7 meter)
• douches en kleedkamers.

Aanvraag

Het is mogelijk het om sportcomplex occasioneel (of niet regulier) te reserveren door middel van het invullen van een reservatieformulier. Dit kan zowel online als ter plaatse bij het sportloket. De aanvraag is enkel geldig als alle gevraagde gegevens correct ingevuld zijn. De aanvraag is pas goedgekeurd na ontvangst van een reservatiebevestiging. Alle occasionele aanvragen worden verwerkt volgens datum van aanvraag.

Regulier gebruik

Huurders die regulier gebruik wensen te maken van het sportcomplex kunnen jaarlijks een gebruiksovereenkomst afsluiten met het AGB Sport en Recreatie Herentals voor een gans sportseizoen dat loopt van 1 augustus tot en met 30 juni. Hierbij zijn volgende bepalingen van toepassing:

De aanvraag tot reservatie moet schriftelijk (ter attentie van AGB Sport en Recreatie Herentals, Augustijnenlaan 30, 2200 Herentals) of per e-mail (sport@herentals.be) ingediend worden in de periode vanaf 1 maart tot en met 31 mei. Aanvragen die binnen deze periode worden ingediend krijgen voorrang op aanvragen die buiten deze periode ingediend worden. Aanvragen die buiten deze periode worden ingediend, worden verwerkt volgens datum van aanvraag en naargelang de resterende beschikbaarheid van het sportcomplex.

De aanvraag tot reservatie bevat de correcte en volledige gegevens van minstens één verantwoordelijke, alsook de facturatiegegevens. Indien het gaat om een instantie met een ondernemingsnummer en meerdere vestigingen binnen diezelfde instantie, moeten ook de maatschappelijke gegevens van de instantie worden vermeld. Facturatie gebeurt steeds op adres van de maatschappelijke zetel. Het sportloket kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eender welke financiële gevolgen indien blijkt dat de aanvrager niet de correcte maatschappelijke gegevens heeft verschaft.

Het sportloket bezorgt iedere reguliere gebruiker die een aanvraag tot reservatie heeft gedaan, samen met een begeleidende brief de nodige documenten die het regulier gebruik van het sportcomplex toelaat.

Jaarlijks krijgen reguliere gebruikers tijdens meerdere bijsturingsperiodes de mogelijkheid eerder in het sportseizoen aangevraagde reservaties kosteloos te annuleren zonder geldige reden. Deze bijsturingsperiodes en de bepalingen hiervan worden tijdig per brief of per mail door het sportloket kenbaar gemaakt aan de verantwoordelijke, zoals vermeld op de reservatieaanvraag.

De toegewezen reservaties worden door het sportloket volgens de bepalingen in het tariefreglement maandelijks verwerkt en gefactureerd.

Bij het samenstellen van het reservatierooster per sportzaal wordt steeds gestreefd naar een zo optimaal mogelijke bezetting, rekening houdend met de wensen van de reguliere gebruiker en in de mate van het mogelijke. De opstelling van de zaal kan wijzigen omwille van praktische haalbaarheid. Bij reservatieaanvragen, door twee of meerdere verschillende reguliere gebruikers, met gelijke data en uren (conflicterende reservaties), wordt door het sportloket, de voorrangsregeling gehanteerd. Indien de voorrangslijst geen uitsluitsel geeft, wordt gevraagd dat de betrokken partijen, in samenspraak met het sportloket, onderling tot een akkoord komen. Indien ook dit geen uitsluitsel biedt, zal uiteindelijk het directiecomité van het AGB Sport en Recreatie Herentals en het sportloket beslissen wie voorrang krijgt om de gevraagde reservatie in te vullen. Het directiecomité van het AGB Sport en Recreatie Herentals behoudt zich het recht om aaneengesloten roosters samen te stellen.

• Eerste rang: organisaties/activiteiten uitgaande van het AGB Sport en Recreatie Herentals en/of de stad en OCMW Herentals
• Tweede rang: huurders met regulier gebruik, voor:
  • officiële competitiewedstrijden opgelegd door een erkende Vlaamse sportfederatie
  • internationale en nationale kampioenschappen/tornooien
  • sportieve evenementen goedgekeurd door het sportloket en/of het directiecomité van het AGB Sport en Recreatie Herentals
  • activiteiten georganiseerd door erkende BOA-partners in de schoolvakanties beperkt van 8 uur - 17 uur
  • activiteiten van erkende Herentalse sportverenigingen
  • activiteiten georganiseerd door erkende BOA-partners doorheen het schooljaar op woensdagnamiddag van 12 uur - 17 uur
  • activiteiten (lesuren) van Herentalse scholen, waarbij voor de scholen de beschikbaarheid wordt beperkt tot de daluren (van 8.45 uur – 16.15 uur), niet erkende Herentalse sportverenigingen en activiteiten
  • activiteiten van niet-sport-gerelateerde, erkende Herentalse vrijetijdsverenigingen 
  • activiteiten van niet-sport-gerelateerde, niet-erkende Herentalse vrijetijdsverenigingen
  • activiteiten (lesuren) van niet-Herentalse scholen, waarbij voor de scholen de beschikbaarheid wordt beperkt tot de daluren (van 8.45 uur – 16.15 uur)
  • activiteiten van niet-Herentalse verenigingen en niet Herentalse scholen, waarbij voor de scholen de beschikbaarheid wordt beperkt tot de daluren (van 8.45 uur tot 16.15 uur)
  • activiteiten van alle overige gebruikers.
• Derde rang: huurders zonder regulier gebruik, voor:
  • activiteiten van erkende Herentalse sportverenigingen
  • activiteiten van niet-erkende Herentalse sportverenigingen en Herentalse scholen, waarbij voor de scholen de beschikbaarheid wordt beperkt tot de daluren (van 8.45 uur – 16.15 uur)
  • activiteiten van niet-sport-gerelateerde, erkende Herentalse vrijetijdsverenigingen activiteiten van niet-sport-gerelateerde, niet-erkende Herentalse vrijetijdsverenigingen
  • activiteiten van niet-Herentalse verenigingen en niet-Herentalse scholen, waarbij voor de scholen de beschikbaarheid wordt beperkt tot de daluren (van 8.45 uur – 16.15 uur)
  • activiteiten van alle overige gebruikers.

Algemeen

• De turnzaal kan enkel worden gehuurd mits begeleiding van een trainer/lesgever die in het bezit is van een diploma bachelor lichamelijke opvoeding, master lichamelijke opvoeding of een door de Vlaamse Trainersschool erkend trainersdiploma. De huurder moet vooraf verplicht de nodige bewijsstukken omtrent diploma en reden van huur voorleggen. De turnzaal kan enkel worden gebruikt in functie van competitiewedstrijden, vormingsactiviteiten of lesactiviteiten. De huurder krijgt vooraf de reservatie informatie over het gebruik van de turnzaal en past de gebruiksvoorschriften toe.
• Het AGB Sport en Recreatie Herentals en de stad Herentals blijven te allen tijde bevoegd om tussentijds te beschikken over het sportcomplex indien dit noodzakelijk blijkt voor het inrichten of laten inrichten van manifestaties of eigen activiteiten.
• De sportinfrastructuur en bijhorende ruimten zijn enkel toegankelijk tijdens de openingsuren; dit wil zeggen na het vastgelegde openingsuur en voor het sluitingsuur. Het AGB Sport en Recreatie Herentals behoudt zich het recht om het sportcomplex de sluiten wanneer er geen reservaties meer doorgaan.
• Personen die niet betrokken zijn bij de verschillende activiteiten in de sportaccommodatie, betreden onder geen beding de sportinfrastructuur en de bijhorende ruimte.
• Afwijkingen op de openingsuren zijn uitzonderlijk mogelijk mits toelating van het directiecomité van het AGB Sport en Recreatie Herentals of het sportloket.
• In de gebruiksduur van de zalen is de periode voor de inrichting en het opruimen van de zalen inbegrepen.
• De huurtarieven uit het tariefreglement worden steeds aangerekend voor activiteiten waarbij de tijd die nodig is voor de inrichting van zalen, het tussentijds gebruik of niet beschikbaar zijn van zalen en het uiteindelijke opruimen van zalen geldt als periode waarop de tarieven worden toegepast.
• De huurtarieven gelden vanaf het moment van opstelling van de materialen in de zaal tot en met het opruimen van de materialen in de zaal.
• Het gebruik van de kleedkamers, douches, sanitair, sporttoestellen, scoreborden en geluidsinstallaties (kleine polyvalente zaal en turnzaal) zijn inbegrepen in de huur.
• Rookverbod: er geldt een algemeen rookverbod in het volledige gebouw, inclusief cafetaria. Sinds 31 december 2024 is het verboden om in de open lucht te roken nabij het sportcomplex. Roken is verboden aan alle in- en uitgangen van het gebouw. Roken kan enkel in de voorziene rookzone.
• Drugs: in het volledige sportcomplex en omgeving mogen geen drugs gebruikt worden.
• Alcohol: het gebruik van alcohol is verboden in de volledige sportaccommodatie en in de omgeving van het gebouw, met uitzondering van de cafetariaruimte en de terrasruimten.
• Gebruik van alle consumpties (alcoholhoudende dranken, snacks, …) buiten de cafetaria of terrasruimten, in kleedkamers, douches, sanitair, sportruimten is niet toegestaan. De sportbeoefenaars mogen wel drinkwater/sportdranken nuttigen in onbreekbaar en afsluitbaar materiaal. Bij huur van de grote polyvalente zaal voor verjaardagsfeestjes kan/mag enkel gebruik gemaakt worden van petflesjes/brik/plastiek bekers. Dranken in glas en voedingswaren zijn niet toegelaten.
• In de zithoek in de inkomhal kunnen snacks uit de verkoopautomaat genuttigd worden.
• Het is niet toegestaan verkoop/stockage van consumpties uit te voeren. Enkel het directiecomité van het AGB Sport en Recreatie Herentals kan hiervoor aan derden toelating geven en de voorwaarden bepalen.
• Papier en afval moeten in de daartoe bestemde afvalbakken worden gedeponeerd. Voor restafval en PMD-afval zijn er specifieke afvalbakken voorzien. De gebruikers zijn ertoe gehouden de terreinen en bijhorende lokalen net, opgeruimd en in hygiënische staat te houden en achter te laten. Elke vereniging moet zijn eigen afval (waterflessen, papiertjes, …) opruimen.
• Elke zaalruimte met sportvloer mag niet met straatschoeisel of sportschoenen, die al buiten het sportcomplex als straatschoeisel werden gebruikt, betreden worden. Enkel met aangepast sportschoeisel voor elke discipline of op blote voeten. Het gebruikte schoeisel mag geen strepen achterlaten op de sportvloeren. Bij twijfel kan het toezichthoudend personeel aangesproken worden.
• Het gebruik van karren met harde wielen is verboden in het sportcomplex, ter voorkoming van beschadiging van vloeren. Behalve voor personen met een beperking, worden vervoersmiddelen op wielen zoals fietsen, motorfietsen, rijwielen met hulpmotor, skeelers, skateborders, steps of andere vervoermiddelen op wielen niet toegelaten in de sportaccommodatie tenzij dit bij de/een activiteit hoort.
• De inkomhal, kleedkamers, bergruimten en gangen zijn geen speelruimten noch oefenruimten voor kinderen of sportbeoefenaars. Enkel sportruimten worden hiervoor tegen betaling aangeboden. Ouders en verenigingsverantwoordelijken kijken toe op het niet-gebruik van deze ruimten als oefenruimte.
• Het is voor de toeschouwers niet toegelaten de speelvelden te betreden of in de gangen naar de kleedkamers te vertoeven. Zij mogen het normale verloop van de activiteiten op geen enkele wijze hinderen of belemmeren. Toeschouwers moeten plaatsnemen op de voor hen voorziene publiekszones, zittribunes/vloerbeschermingsmatten. Deze plaatsen worden niet gebruikt als speel- of sportzone.
• Dieren worden niet toegelaten in de ganse sportaccommodatie, inclusief cafetaria. Dit uitgezonderd assistentiehonden (blindengeleiding, hulpbehoevenden).
• Kinderen jonger dan 8 jaar, niet vergezeld van hun ouders of leidinggevende personen van minimum 16 jaar, wordt de toegang tot de sportruimten geweigerd.
• Het is niet toegestaan kennisgevingen, affiches, reclame of aankondigingen aan te brengen op andere dan de hiervoor voorziene plaatsen. Elke kennisgeving, affiche, reclame of aankondiging moet worden voorgelegd aan het sportloket. Informatie gerelateerd aan verenigingen en/of sport specifieke informatie mag geafficheerd worden op de daarvoor voorziene infoborden/displays. Deze publiciteit mag niet indruisen tegen de ethische waarden van de stad Herentals en mag geen commerciële doeleinden hebben.
• Het is niet toegestaan wijzigingen aan te brengen in regelingen van verwarming, verlichting of ingestelde bedieningsschakelaars.
• De aangegeven verbodsborden tot niet-toegankelijke ruimten/gangen mogen niet genegeerd worden.
• Het is niet toegestaan kauwgom te gebruiken in de sportruimten.
• Er wordt gevraagd (niet-) gemotoriseerde voertuigen in de daartoe voorziene fietsenstallingen/parkeerplaatsen te plaatsen.
• De huurder is gehouden tot betaling van alle mogelijke taksen, belastingen, auteursrechten en dergelijke bij evenementen/wedstrijden. De huurder is vrijgesteld van deze taksen tijdens vaste trainingsmomenten.
• Het is de huurder toegelaten, na voorafgaandelijk akkoord van het directiecomité van het AGB Sport en Recreatie Herentals, reclameborden te plaatsen volgens de bepalingen voorzien in het tariefreglement.
• Gevonden voorwerpen worden afgegeven aan een medewerker van het sportloket of het toezichthoudend personeel. Voorwerpen worden maximaal 6 maanden bijgehouden.
• De aanwending van magnesiumpoeder bij gebruik van toestellen in het sportcomplex is toegestaan mits na afloop het poeder zowel van de toestellen als vloer wordt verwijderd.
• Het is verboden in de kleine polyvalente zaal harde ballen te gebruiken (zoals voetballen, …).
• Gebruik van krijt, stiften, markeermaterialen (tapes) wordt niet toegestaan tenzij dit in functie is van training- of wedstrijddoeleinden. Aangebrachte markeringen moeten na training of wedstrijd onmiddellijk verwijderd worden. Kosten verbonden aan het weghalen van markeringen worden verhaald op de gebruiker.
• Er mag niets worden opgehangen of vastgehecht aan muren/spanten, … in gans het sportcomplex.
• Slechts na goedkeuring door het directiecomité van het AGB Sport en Recreatie Herentals kan toegangsgeld worden gevraagd voor de activiteiten waarvoor de accommodatie gehuurd werd.
• Het directiecomité van het AGB Sport en Recreatie Herentals heeft steeds de mogelijkheid om de georganiseerde activiteiten van de gebruikers te evalueren en bij te sturen en kan steeds een andere zaal toewijzen aan de gebruiker naargelang de noden en behoeften van zowel het AGB Sport en Recreatie Herentals als de huurder. Het AGB Sport en Recreatie Herentals verbiedt de huurder van het sportcomplex onder te verhuren en/of in gebruik te geven aan derden. De huurder mag het sportcomplex voor geen andere bestemming aanwenden.
• De huurder moet de tijdsduur die wordt toegestaan strikt eerbiedigen. In deze tijdsduur is inbegrepen, het opstellen en afbreken van de nodige sporttoestellen. De huurder heeft geen enkel recht om aanspraak te maken op enige verlenging om gelijk welke reden. Zelfs indien de zaal of het terrein vooraf of nadien vrij blijft. Het toezichthoudend personeel van het sportloket bepaalt mede het begin en einde van een trainingssessie. Op vraag van het toezichthoudend personeel wordt de gehuurde zone onmiddellijk verlaten en stopt de activiteit. Het toezichthoudend personeel kan toelating verlenen om een wedstrijd die aan de gang is, te laten verderzetten tot deze is beëindigd.
• Bij terreinwisseling moet de huurder tijdig de activiteit stoppen om voor het einde van de huurtijd het materiaal te kunnen opbergen. Dit betekent dat de sportactiviteiten 5 minuten voordien moeten beëindigd zijn. De volgende gebruiker mag de sportruimte pas betreden op het tijdstip dat de huurtijd aanvangt. Indien wordt vastgesteld dat het sportcomplex wordt gebruikt buiten de toegestane tijdsduur, wordt de extra gebruikte tijd bijkomend aangerekend volgens de bepalingen in het tariefreglement.
• Op weekdagen van 8 uur tot 16 uur is elke verantwoordelijke van een vereniging/groep/school verplicht het aanwezigheidsregister te komen invullen dat terug te vinden is aan de burelen van het sportloket. Naam, tijdstip, aantal deelnemers en parafering zijn hierbij van belang. Bij het niet-invullen van het register staat de gebruiker als niet aanwezig geregistreerd wat een geldelijke consequentie kan hebben die refereert naar het geldende tariefreglement.
• Na het zelf opstellen en gebruik van de aanwezige materialen moet de huurder deze zelf terug ordelijk in de voorziene opbergruimten stockeren tenzij na het gebruik dezelfde sporttak wordt beoefend.
• De huurder zal zelf gepaste maatregelen treffen opdat zijn/haar leden zich steeds welvoeglijk gedragen tijdens hun aanwezigheid in het sportcomplex.
• Elke vereniging/huurder die tijdens een reservatie de verantwoordelijkheid over een ganse groep neemt, moet de minimumleeftijd van 16 jaar bereikt hebben.
• De huurder kan ter plaatse geen wijzigingen aanbrengen in de reeds vastgelegde dagindeling/trainingsuren. Ieder voorstel tot wijziging moet tijdig en per e-mail worden aangevraagd bij het sportloket.

Materialen

• De huurder kan eigen materialen enkel gebruiken mits toelating van het directiecomité van het AGB Sport en Recreatie Herentals of het sportloket. Voor gebruik van eigen materialen draagt de huurder zelf alle verantwoordelijkheid. Deze eigen materialen zijn niet verzekerd door het AGB Sport en Recreatie Herentals. Bij het gebruik van eigen materialen mogen deze in geen geval bijdragen tot de verspreiding van brand en/of toxische gassen. Er worden geen materialen uit het sportcomplex ontleend voor extern gebruik. Enkel het directiecomité van het AGB Sport en Recreatie Herentals kan een afwijking toestaan. Het is verboden materialen van de ene sportruimte naar de andere sportruimte te verplaatsen. Elke sportruimte heeft zijn eigen materialen die toebehoren aan deze ruimte. Voor gestockeerde materialen, eigendom van een gebruiker, wordt van deze regel afgeweken. Binnen dezelfde sportruimte mogen materialen enkel verplaatst worden via de voorziene transportmiddelen.
• De stopcontacten in sportruimtes kunnen enkel gebruikt worden voor materiaal ter ondersteuning van de activiteit.  
• Het is niet toegestaan voorwerpen of toestellen te gebruiken die lawaai maken of storend zijn tijdens activiteiten (bv. horens, trommels, toeters, bellen, …), uitgezonderd tijdens wedstrijden of sportevenementen en/of bij goedkeuring van het directiecomité van het AGB Sport en Recreatie Herentals.
• Bij gebruik van een eigen muziekinstallatie tijdens een activiteit moet de huurder zelf de nodige taksen, keuringen, billijke vergoedingen en/of tarieven aanvragen en betalen. De huurder legt een bewijs van betaling voor aan het sportloket.
• Zowel het gebruik van de aanwezige geluidsinstallaties als de elektronische scoreborden moeten vooraf aangevraagd worden aan het sportloket.
• Toestellen en materialen mogen alleen gebruikt worden voor het doel waarvoor zij bestemd zijn.
• De bij het sportloket geleende materialen moeten meteen na het beëindigen van het gebruik daar terug bezorgd worden.

Kleedkamers/Douches/Sanitair

• Alleen strikt noodzakelijke personen mogen de sportbeoefenaars vergezellen naar de kleedkamers. Kleedkamers zullen als volgt ter beschikking gesteld worden:
  • 20 minuten voor de aanvang van trainingen of lessen
  • 45 minuten voor de aanvang van competitiewedstrijden
  • 20 minuten na het einde van trainingen of lessen
  • 30 minuten na het einde van competitiewedstrijden.
• Bij overtreding wordt het geldende tarief voor het gebruik van kleedkamers/douches/sanitair aangerekend. Iedere gebruiker moet zich na de sportactiviteit onmiddellijk omkleden en/of douchen. Na het verstrijken van deze tijd worden de kleedkamers/douches/gangen afgesloten en de lichten gedoofd door het toezichthoudend personeel.
• Kleedkamers kunnen niet exclusief per huurder gebruikt worden, delen met anderen is mogelijk.
• Een huurder of wedstrijdofficial zal geen sleutel van kleedkamers ontvangen. Waardevolle voorwerpen moeten meegenomen worden naar de sportzaal of worden geplaatst in de voorziene lockers. Wedstrijdofficials kunnen het aanwezige personeel van AGB Sport en Recreatie Herentals vragen om de kleedkamer af te sluiten, indien hij/zij niet aanwezig is in de kleedkamer omwille van toezicht tijdens wedstrijden.
• Bij vertrek zal het personeel nagaan of de gebruikte kleedkamers in behoorlijke staat werden achtergelaten en of er geen beschadigingen werden aangebracht. Beschadigingen worden verhaald op de gebruiker.
• De gebruiker is ertoe gehouden bij het gebruik van licht en water de nodige zuinigheid in acht te nemen.

Bijzonder activiteiten (wedstrijden, tornooien, evenementen,…)

Als er in het sportcomplex wedstrijden, tornooien, evenementen,… worden georganiseerd, zijn volgende voorwaarden van toepassing voor de organiserende vereniging of persoon:

• Ervoor zorgen dat de praktische organisatie volgens voorgeschreven regels kan plaatsvinden.
• Het in kennis stellen van het AGB Sport en Recreatie Herentals van het wedstrijdkarakter.
• De gebruikers en aanvragers van buitengewone organisaties (tornooien, evenementen, etc.) moeten zich schikken naar extra maatregelen die het AGB Sport en Recreatie Herentals oplegt om de veiligheid te garanderen.
• De bezoekers staan in voor hun eigen veiligheid; het AGB Sport en Recreatie Herentals wijst elke verantwoordelijkheid af voor om het even welk ongeval. Het AGB Sport en Recreatie Herentals of het personeel, verbonden aan de inrichting, kan evenmin aansprakelijk worden gesteld voor verdwenen of gestolen voorwerpen.
• Bij tornooien en/of meerdaagse activiteiten is de organisator verantwoordelijk om over een eerste hulp verbandkist te beschikken. Het EHBO lokaal kan steeds ter beschikking gesteld worden van een hulpinstantie (Rode Kruis).
• De organisator zal voor voldoende toezichters/helpers zorgen tijdens wedstrijden/evenementen, ook bij gebruik van tribunes indien van toepassing.
• Minstens 2 weken op voorhand moet er contact opgenomen worden met het sportloket om de nodige praktische regelingen te treffen.
• Indien het gebruik van andere materialen dan sporttoestellen (bv. tafels, stoelen, …) wordt toegestaan in de sportruimten, moeten de sportvloeren steeds beschermd worden met vloerbeschermingsmatten die ter beschikking worden gesteld door het AGB Sport en Recreatie Herentals.
• Bij beschadigen, niet opruimen/poetsen van de gebruikte materialen of ruimten kunnen kosten voor herstellingen, extra opkuis, extra personeelsuren worden aangerekend.
• Voor grote sportevenementen moet de organisatie een afvalplan opstellen, waaruit blijkt dat voldoende afvalrecipiënten worden voorzien. De organisator is verantwoordelijk voor het correct sorteren van het afval en het zelf verwijderen hiervan. Het niet-naleven van het afvalbeleid kan worden bestraft met een gemeentelijke belasting op het opruimen van sluikstorten.

Veiligheid en privacy

• Het directiecomité van het AGB Sport en Recreatie Herentals en het personeel van het sportloket hebben steeds het recht toezicht uit te oefenen over de gehele sportaccommodatie en hebben het recht onmiddellijk de personen/groepen/verenigingen/scholen uit het gebouw te verwijderen die zich onbetamelijk gedragen, voor de andere aanwezigen hinderlijk zijn, voor het aanzien van de sportaccommodatie schadelijk zijn, die samenscholingen veroorzaken, die de ethiek van de sport aantasten, die de richtlijnen van het aanwezige personeel niet opvolgen, die de orde verstoren en of de veiligheid van zichzelf en/of andere in gevaar brengen, die in kennelijke staat van dronkenschap en /of onder invloed van verdovende middelen zijn.
• Een toegangsverbod voor een bepaalde periode, ten overstaan van een persoon, personen of verenigingen omwille van het meermaals overtreden van artikels uit het huurreglement, kan worden opgelegd door de burgemeester van stad Herentals. In geval van strafbare feiten wordt een proces-verbaal opgemaakt door de politie. De burgemeester van stad Herentals maakt het toegangsverbod over aan de overtreder, aan de ouder of voogd bij minderjarigen, met een aangetekende brief.
• Het overtreden van gelijk welk artikel van onderhavig reglement kan aanleiding geven tot volgende sancties:

A) onmiddellijk verwijderen uit de lokalen, zowel van individuele bezoekers als van ploegen of verenigingen. In geval van weerspannigheid, kan de lokale politie opgeroepen worden.

B) tijdelijke ontzegging van de toegang tot het sportcomplex De Vossenberg, zowel individueel als in groepsverband 

C) definitieve ontzegging van de toegang tot het sportcomplex De Vossenberg, zowel individueel als in groepsverband. 

Deze sancties worden getroffen door het directiecomité van het AGB Sport en Recreatie Herentals of het sportloket. Voor B) en C) kan beroep ingesteld worden bij de raad van bestuur van het AGB Sport en Recreatie Herentals. Indien de overtreder het toegangsverbod negeert, wordt de politie ingeschakeld.

• Sportcomplex De Vossenberg is te allen tijde een opvanglocatie bij het in voege treden van het rampenplan. Reeds ingeplande reservaties komen in deze situatie te vervallen waarbij de huurder geen recht heeft op enige schadevergoeding.
• Er is camerabewaking voorzien rondom de sportaccommodatie, parking, inkomhal, gangen naar de kleedkamers en gangen naar burelen, waarbij de beschikkingen van de wet van 21 maart 2007 tot regelingen van de plaatsing en het gebruik van bewakingscamera’s, strikt gevolgd worden.
• De maximumcapaciteit van de zalen, opgelegd door de brandweer, mag niet overschreden worden:
  • Grote polyvalente zaal + tribune: 884 personen
  • Kleine polyvalente zaal: 90 personen
  • Turnzaal: 205 personen
  • Cafetaria: 150 personen
• De organisatoren/cafetaria-uitbater kijken er op toe dat deze aantallen niet overschreden worden.
• Uitgangen, nooduitgangen en vluchtwegen worden steeds vrij en gebruiksklaar gehouden.
• Noodverlichting mag nooit uitgeschakeld of afgeschermd worden.
• De brandbestrijdingsmiddelen blijven altijd bereikbaar, worden niet aan het zicht onttrokken en mogen niet verplaatst worden.
• Het is niet toegestaan rechtstreekse (of onrechtstreekse) opnamen uit te voeren of foto’s te nemen en deze te delen via internet. Enkel mits toestemming van het directiecomité van het AGB Sport en Recreatie Herentals en/of het sportloket kan een afwijking worden toegestaan.
• In noodsituaties moeten de onderrichtingen van het toezichthoudend personeel strikt worden opgevolgd. Bij brand, normaal gemeld door een geluidssignaal, moet het sportcomplex zo snel mogelijk worden ontruimd. Bij weerspannigheid kan de hulp van de politie worden ingeroepen.
• Bij bijzondere activiteiten (tornooien, evenementen, …) zullen er eventueel bijzondere veiligheidsnormen opgelegd worden door de ambtenaar noodplanning of het AGB Sport en Recreatie Herentals, al naargelang de aard van de activiteit.
• De EHBO-ruimte mag slechts betreden worden door bevoegde verzorgers en het slachtoffer. Voor toegang, moet de huurder zich steeds wenden tot het toezichthoudend personeel of een medewerker van het sportloket. De huurder is verantwoordelijk voor enige verzorging van leden, leerlingen, toeschouwers of andere personen en moet zelf over een verbandkist beschikken.
• Het AED-toestel in de inkomhal mag steeds worden gebruikt in geval van noodsituaties.

Technische ondersteuning

In geen enkele infrastructuur wordt technische ondersteuning door medewerkers van de stad geboden.

Sleutels / toegangsbadges

Voor het afhalen van sleutels en/of toegangsbadges moet de gebruiker afspraken maken met het sportloket. Sleutels en/of toegangsbadges kunnen op voorhand opgehaald worden en worden 7 dagen na het einde van de gebruiksovereenkomst terugbezorgd. Bij verlies zal de kost van de sleutels en/of toegangsbadges aan de betrokken persoon worden aangerekend.

Opruiming / schoonmaak

• Onmiddellijk na de activiteit moet al het materiaal dat geen eigendom is van de stad of het AGB Sport en Recreatie Herentals verwijderd worden. Alles in de gebruikte ruimte moet in zijn oorspronkelijke staat worden teruggebracht.
• De stad of het AGB Sport en Recreatie Herentals kunnen niet verantwoordelijk worden gesteld voor achtergelaten materialen, voor mogelijke beschadiging of voor diefstal.
• De gebruikte infrastructuur moet opgeruimd en uitgeborsteld zijn (stofwisser).
• De omgeving (zowel binnen als buiten) rondom de gebruikte infrastructuur moet eveneens proper achter gelaten worden.
• Indien het personeel van de stad extra schoonmaak moet uitvoeren, worden hiervoor kosten aangerekend.

Aansprakelijkheid en verzekering

• De huurder sluit een verzekering af om de burgerlijke aansprakelijkheid te verzekeren. Voor ongevallen die in de sportzalen of de daarbij horende ruimten gebeuren, draagt het AGB Sport en Recreatie Herentals geen verantwoordelijkheid, tenzij deze het gevolg zijn van ondeugdelijkheid van de materialen en toestellen, eigendom van het AGB Sport en Recreatie Herentals. Noch het directiecomité van het AGB Sport en Recreatie Herentals noch het sportloket kunnen verantwoordelijk worden gesteld bij verlies of diefstal van persoonlijke bezittingen of bij om het even welke schade van lichamelijke of stoffelijke aard naar aanleiding van de toegestane activiteiten of van het gebruik van toegestane lokalen of uitrustingen. Het gebruik van lockers valt volledig onder de verantwoordelijkheid van de gebruiker.
• Bij vaststelling van schade moet een nota opgesteld worden door het toezichthoudend personeel, de huurder en eventuele getuigen. Deze nota is geen aansprakelijkheidserkenning en dient enkel om de omstandigheden van het incident evenals de omvang van de schade vast te stellen.
• De huurder is verantwoordelijk/aansprakelijk voor om het even welke schade van lichamelijke of stoffelijke aard, hoe ook veroorzaakt, welke direct of indirect verband houdt met het abnormaal gebruik van de installaties. Ook tijdens wedstrijden en bij schade toegebracht door de op bezoek zijnde vereniging en haar leden, alsmede door de eventueel toegelaten toeschouwers. De toegebrachte schade wordt onmiddellijk aan het personeel gemeld. Herstellingskosten moeten op het eerste verzoek vereffend worden. Bij vrijwillige vernieling of beschadiging kan de verdere terbeschikkingstelling van de sportaccommodatie worden ontzegd met verbeurdverklaring van de gelden voor de verdere reservatie, ongezien van de strafrechtelijke vervolging en burgerrechtelijke schadevergoedingseisen.
• De huurder die bij het betreden van het sportcomplex en/of aanhorigheden vernielingen of beschadigingen vaststelt, moet dit onmiddellijk aan het sportloket melden. Bij gebrek hieraan kunnen zij zelf verantwoordelijk worden gesteld indien dergelijke zaken worden vastgesteld na hun vertrek .
• De aanwezigheid van het toezichthoudend personeel ontslaat de huurder/verenigingen van geen enkele verantwoordelijkheid. Huurders/verenigingen staan mee in voor de eigen veiligheid.

Klachtenprocedure

Mocht er, ondanks het streven om het verblijf zo aangenaam mogelijk te maken, toch nog de behoefte zijn om een suggestie en/of klacht in te dienen, dan kan deze gestuurd worden naar:

• per brief: AGB Sport en Recreatie Herentals, Augustijnlaan 30, 2200 Herentals
• per e-mail: sport@herentals.be
• via https://www.herentals.be/klacht.

Een eventuele suggestie en/of klacht zal zo snel mogelijk behandeld worden.

Procedure

Dit reglement wordt aan de toezichthoudende overheid overgemaakt. Het reglement wordt afgekondigd en bekendgemaakt overeenkomstig het decreet lokaal bestuur.