De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen van de zitting van 30 januari 2024 goed.
De ontwerpnotulen van de vorige vergadering worden, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste acht dagen voor de vergadering samen met de oproeping aan de raadsleden bezorgd, tenzij dit praktisch onmogelijk is omdat de zittingen elkaar te snel opvolgen.
De notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn worden goedgekeurd op de eerstvolgende vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen van de zitting van 30 januari 2024 goed.
In de Vlaamse Huisvestingtool Oekraïne waarvan we gebruik maken, is een wederzijdse mededeling van persoonsgegevens tussen de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken (Agentschap Binnenlands Bestuur/ Wonen in Vlaanderen) en het lokaal bestuur onafwendbaar. Daardoor moet er een protocol afgesloten worden. De algemene verordening gegevensbescherming (AVG of GDPR) is hier immers van toepassing.
De raad voor maatschappelijk welzijn gaat akkoord met het afsluiten van het protocol met het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) en Wonen in Vlaanderen (WiV) voor gebruik van de Vlaamse Huisvestingtool Oekraïne.
Om de opvang van Oekraïense vluchtelingen te coördineren, werd de Vlaamse Huisvestingstool opgericht. Door middel van deze tool worden opvanglocaties centraal beheerd en is het mogelijk om duurzame kwalitatieve slaapplekken voor tijdelijk ontheemden uit Oekraïne aan te bieden.
Om dit mogelijk te maken, is een wederzijdse mededeling van persoonsgegevens in de VHT tussen de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken (Agentschap Binnenlands Bestuur/ Wonen in Vlaanderen) en het lokaal bestuur onafwendbaar. Daardoor moet er een protocol afgesloten worden. De algemene verordening gegevensbescherming (AVG of GDPR) is hier immers van toepassing.
Het vast bureau behandelde dit agendapunt op 19 februari 2024.
De Vlaamse Huisvestingstool heeft tot doel opvanglocaties voor tijdelijk ontheemden uit Oekraïne centraal te beheren en het op die manier mogelijk maken hen duurzame kwalitatieve slaapplekken aan te bieden. Om dit te kunnen, moet er in de VHT een wederzijdse mededeling van persoonsgegevens plaatsvinden tussen tussen de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken (Agentschap Binnenlands Bestuur/ Wonen in Vlaanderen) en het lokaal bestuur. De AVG/ GDPR legt in zulke gevallen op dat er een protocol moet afgesloten worden.
In dit geval hebben we al een namens ABB en WiV ondertekend protocol ontvangen. In plaats van voor elk lokaal bestuur een nieuw geïndividualiseerd protocol op te stellen en ondertekenen, opteerde Vlaanderen ervoor een 'Verklaring voor akkoord' op te stellen en laten ondertekenen door het lokaal bestuur. Die 'Verklaring voor akkoord' moet dan tezamen met het protocol in kwestie gelezen worden.
De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de stad Herentals (Welzijnszorg Kempen) gaf op 12 februari 2024 een positief advies voor het ondertekenen van deze 'Verklaring voor akkoord' bij het protocol VHT Oekraïne.
De raad voor maatschappelijk welzijn gaat akkoord met het afsluiten van het protocol met het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) en Wonen in Vlaanderen (WiV) voor gebruik van de Vlaamse Huisvestingtool Oekraïne.
De raad voor maatschappelijk welzijn machtigt het vast bureau de 'Verklaring voor akkoord' in dat verband te ondertekenen.
De persoon die de raad voor maatschappelijk welzijn afvaardigde in de stuurgroep van de zelfstandige groepering WZK Dienstverlening gaat met pensioen. Het OCMW Herentals moet een andere vertegenwoordiger aanduiden.
Het OCMW is bij besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 1 juli 1980 aangesloten bij de dienst Informatieveiligheid aangeboden door Welzijnszorg Kempen (WZK).
Onder andere de btw-regelgeving waaraan de dienstverlening van Welzijnszorg Kempen moet beantwoorden, het advies van de organisatiebrede audit van Audit Vlaanderen in 2020 en de impact van de integratie van de gemeentes en OCMW’s op vlak van facturatie voor Welzijnszorg Kempen, wijzen uit dat er problemen zijn met de organisatie van de dienstverlening informatieveiligheid naar de lokale besturen. Deze problematiek wordt opgelost door het oprichten van een zelfstandige groepering (ZG) zonder rechtspersoonlijkheid via de voorgestelde samenwerkingsovereenkomst.
Op 9 november 2021 keurde de raad voor maatschappelijk welzijn de samenwerkingsovereenkomst tot oprichting en uitbating van de betreffende zelfstandige groepering WZK Dienstverlening ZG goed. De raad voor maatschappelijk welzijn vaardigde Johan Vinck; projectleider organisatiebeheersing en interne controle af naar de stuurgroep van de zelfstandige groepering WZK Dienstverlening ZG.
Het vast bureau behandelde dit dossier op 26 februari 2024.
Johan Vinck gaat met ingang van 1 mei 2024 met pensioen. Het OCMW Herentals moet dus een andere vertegenwoordiger afvaardigen voor de stuurgroep van de zelfstandige groepering WZK Dienstverlening ZG. Onze medewerker van de dienst archief, erfgoed en informatiebeheer, mevrouw Pien Willems, projectleider informatiebeheer, is bereid gevonden om deze taak op zich te nemen.
De raad voor maatschappelijk welzijn vaardigt met ingang van 1 mei 2024 mevrouw Pien Willems, projectleider informatiebeheer, af naar de stuurgroep van de zelfstandige groepering WZK Dienstverlening in vervanging van de heer Johan Vinck, adviseur organisatiebeheersing en interne controle.
Naar analogie met het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 5 december 2023 waarmee de raad voor maatschappelijk welzijn haar bevoegdheid voor het afsluiten van verwerkingsovereenkomsten in het kader van de AVG/ GDPR delegeerde aan het vast bureau, delegeert de raad voor maatschappelijk welzijn vandaag ook haar bevoegdheid voor het afsluiten van protocollen in het kader van de AVG/ GDPR aan het vast bureau.
Op 27 april 2016 keurden het Europees Parlement en de Raad verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming - AVG) goed. Deze verordening trad definitief in werking op 25 mei 2018. Artikel 28, derde lid van de AVG bepaalt dat de verwerking door een verwerker wordt geregeld in een overeenkomst of andere rechtshandeling krachtens het Unierecht of het lidstatelijke recht die de verwerker ten aanzien van de verwerkingsverantwoordelijke bindt, en waarin het onderwerp en de duur van de verwerking, de aard en het doel van de verwerking, het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen, en de rechten en verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke worden omschreven.
Op 27 november 2018 besliste de raad voor maatschappelijk welzijn de bevoegdheid voor het afsluiten van verwerkingsovereenkomsten in het kader van de AVG aan het vast bureau te delegeren op voorwaarde dat de verwerkingsovereenkomst gebaseerd is op het sjabloon van de VVSG. Het college rapporteert één maal per jaar over deze delegatiebevoegdheid aan de gemeenteraad.
Op 5 december 2023 hief de raad voor maatschappelijk welzijn bovenstaand besluit op en delegeerde de raad voor maatschappelijk welzijn de bevoegdheid voor het afsluiten van verwerkingsovereenkomsten in het kader van de AVG zonder beperkende vormvoorwaarden van de verwerkingsovereenkomst aan het vast bureau. De rapportageverplichting bleef behouden.
Vandaag wordt eenzelfde delegatie voorgesteld voor het afsluiten van protocollen in het kader van de AVG/ GDPR.
Het vast bureau behandelde dit dossier op 26 februari 2024.
Wanneer het OCMW Herentals door het gebruik van bepaalde software of ingevolge afgesloten overeenkomsten persoonsgegevens uitwisselt met externe partijen, legt de AVG op dat er met die externe partijen een overeenkomst wordt afgesloten om de de privacy en veiligheid van het uitwisselen en het bewaren en bewerken van die persoonsgegevens te garanderen. Wanneer die externe partij een partij uit de privé is, gaat het om een verwerkingsovereenkomst. Wanneer die partij echter een andere overheid is, gaat het om een protocol.
De hogere bestuursniveaus blijven nog steeds in gebreke sjablonen/ modellen uit te werken voor af te sluiten protocollen. Mede daardoor zijn sinds de AVG in werking is getreden in 2018 slechts 1 protocol afgesloten in het kader van de AV door het OCMW-bestuur. Daarbij ging het om eenzelfde protocol met het Agentschap Zorg en Gezondheid dat ook door het stadsbestuur werd afgesloten voor maatregelen in het kader van de lokale contacttracing ter bestrijding van de COVID-19-pandemie. Dat is dus een héél beperkt aantal. Maar naar analogie met het afsluiten van verwerkingsovereenkomsten in het kader van de AVG, lijkt het logisch om de bevoegdheid voor het afsluiten van protocollen in het kader van de AVG ook te delegeren naar het vast bureau. Op die manier geeft de raad voor maatschappelijk welzijn meteen ook een bijkomende concrete invulling aan de principes van rentmeesterschap, doorgedreven delegatie en doorgedreven rapportage zoals opgenomen in het algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem dat de raad voor maatschappelijk welzijn initieel goedkeurde op 17 december 2019 en laatst werd bijgewerkt op 15 juni 2023 (kennisname raad voor maatschappelijk welzijn op 27 juni 2023).
In de jaarlijkse rapportage over de afgesloten verwerkingsovereenkomsten werd (zonder dat dit feitelijk was opgelegd) telkens al meegedeeld welke protocols werden afgesloten. Nu is dus het aangewezen moment om de rapportage over de afgesloten protocollen te officialiseren.
De raad voor maatschappelijk welzijn delegeert haar bevoegdheid voor het afsluiten van protocollen in het kader van de AVG/ GDPR aan het vast bureau.
Het vast bureau rapporteert eenmaal per jaar over deze delegatiebevoegdheid aan de raad voor maatschappelijk welzijn.