Naar analogie met het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 5 december 2023 waarmee de raad voor maatschappelijk welzijn haar bevoegdheid voor het afsluiten van verwerkingsovereenkomsten in het kader van de AVG/ GDPR delegeerde aan het vast bureau, delegeert de raad voor maatschappelijk welzijn vandaag ook haar bevoegdheid voor het afsluiten van protocollen in het kader van de AVG/ GDPR aan het vast bureau.
Op 27 april 2016 keurden het Europees Parlement en de Raad verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming - AVG) goed. Deze verordening trad definitief in werking op 25 mei 2018. Artikel 28, derde lid van de AVG bepaalt dat de verwerking door een verwerker wordt geregeld in een overeenkomst of andere rechtshandeling krachtens het Unierecht of het lidstatelijke recht die de verwerker ten aanzien van de verwerkingsverantwoordelijke bindt, en waarin het onderwerp en de duur van de verwerking, de aard en het doel van de verwerking, het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen, en de rechten en verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke worden omschreven.
Op 27 november 2018 besliste de raad voor maatschappelijk welzijn de bevoegdheid voor het afsluiten van verwerkingsovereenkomsten in het kader van de AVG aan het vast bureau te delegeren op voorwaarde dat de verwerkingsovereenkomst gebaseerd is op het sjabloon van de VVSG. Het college rapporteert één maal per jaar over deze delegatiebevoegdheid aan de gemeenteraad.
Op 5 december 2023 hief de raad voor maatschappelijk welzijn bovenstaand besluit op en delegeerde de raad voor maatschappelijk welzijn de bevoegdheid voor het afsluiten van verwerkingsovereenkomsten in het kader van de AVG zonder beperkende vormvoorwaarden van de verwerkingsovereenkomst aan het vast bureau. De rapportageverplichting bleef behouden.
Vandaag wordt eenzelfde delegatie voorgesteld voor het afsluiten van protocollen in het kader van de AVG/ GDPR.
Het vast bureau behandelde dit dossier op 26 februari 2024.
Wanneer het OCMW Herentals door het gebruik van bepaalde software of ingevolge afgesloten overeenkomsten persoonsgegevens uitwisselt met externe partijen, legt de AVG op dat er met die externe partijen een overeenkomst wordt afgesloten om de de privacy en veiligheid van het uitwisselen en het bewaren en bewerken van die persoonsgegevens te garanderen. Wanneer die externe partij een partij uit de privé is, gaat het om een verwerkingsovereenkomst. Wanneer die partij echter een andere overheid is, gaat het om een protocol.
De hogere bestuursniveaus blijven nog steeds in gebreke sjablonen/ modellen uit te werken voor af te sluiten protocollen. Mede daardoor zijn sinds de AVG in werking is getreden in 2018 slechts 1 protocol afgesloten in het kader van de AV door het OCMW-bestuur. Daarbij ging het om eenzelfde protocol met het Agentschap Zorg en Gezondheid dat ook door het stadsbestuur werd afgesloten voor maatregelen in het kader van de lokale contacttracing ter bestrijding van de COVID-19-pandemie. Dat is dus een héél beperkt aantal. Maar naar analogie met het afsluiten van verwerkingsovereenkomsten in het kader van de AVG, lijkt het logisch om de bevoegdheid voor het afsluiten van protocollen in het kader van de AVG ook te delegeren naar het vast bureau. Op die manier geeft de raad voor maatschappelijk welzijn meteen ook een bijkomende concrete invulling aan de principes van rentmeesterschap, doorgedreven delegatie en doorgedreven rapportage zoals opgenomen in het algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem dat de raad voor maatschappelijk welzijn initieel goedkeurde op 17 december 2019 en laatst werd bijgewerkt op 15 juni 2023 (kennisname raad voor maatschappelijk welzijn op 27 juni 2023).
In de jaarlijkse rapportage over de afgesloten verwerkingsovereenkomsten werd (zonder dat dit feitelijk was opgelegd) telkens al meegedeeld welke protocols werden afgesloten. Nu is dus het aangewezen moment om de rapportage over de afgesloten protocollen te officialiseren.
De raad voor maatschappelijk welzijn delegeert haar bevoegdheid voor het afsluiten van protocollen in het kader van de AVG/ GDPR aan het vast bureau.
Het vast bureau rapporteert eenmaal per jaar over deze delegatiebevoegdheid aan de raad voor maatschappelijk welzijn.