2024_RMW_00016 - AVG/ GDPR - afsluiten protocol met het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) en Wonen in Vlaanderen (WiV) voor gebruik van de Vlaamse Huisvestingtool (VHT) Oekraïne: goedkeuring

In de Vlaamse Huisvestingtool Oekraïne waarvan we gebruik maken, is een wederzijdse mededeling van persoonsgegevens tussen de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken (Agentschap Binnenlands Bestuur/ Wonen in Vlaanderen) en het lokaal bestuur onafwendbaar. Daardoor moet er een protocol afgesloten worden. De algemene verordening gegevensbescherming (AVG of GDPR) is hier immers van toepassing.

De raad voor maatschappelijk welzijn gaat akkoord met het afsluiten van het protocol met het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) en Wonen in Vlaanderen (WiV) voor gebruik van de Vlaamse Huisvestingtool Oekraïne. 

Om de opvang van Oekraïense vluchtelingen te coördineren, werd de Vlaamse Huisvestingstool opgericht. Door middel van deze tool worden opvanglocaties centraal beheerd en is het mogelijk om duurzame kwalitatieve slaapplekken voor tijdelijk ontheemden uit Oekraïne aan te bieden. 

Om dit mogelijk te maken, is een wederzijdse mededeling van persoonsgegevens in de VHT tussen de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken (Agentschap Binnenlands Bestuur/ Wonen in Vlaanderen) en het lokaal bestuur onafwendbaar. Daardoor moet er een protocol afgesloten worden. De algemene verordening gegevensbescherming (AVG of GDPR) is hier immers van toepassing.

Het vast bureau behandelde dit agendapunt op 19 februari 2024.

• Decreet houdende algemene bepalingen inzake milieubeleid van 5 april 1995 (DABM)
• Decreet betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer van 18 juli 2008 (e-GOV decreet)
• Vlaamse codex ruimtelijke ordening van 15 mei 2009 (VCRO)
• Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees parlement en de raad over de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en over het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming)
• Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB)
• Decreet houdende de aanpassing van de decreten aan de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) van 8 juni 2018 (AVG-decreet)
• Bestuursdecreet van 7 december 2018
• Kaderdecreet over de handhaving van Vlaamse regelgeving van 14 juli 2023

De Vlaamse Huisvestingstool heeft tot doel opvanglocaties voor tijdelijk ontheemden uit Oekraïne centraal te beheren en het op die manier mogelijk maken hen duurzame kwalitatieve slaapplekken aan te bieden. Om dit te kunnen, moet er in de VHT een wederzijdse mededeling van persoonsgegevens plaatsvinden tussen tussen de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken (Agentschap Binnenlands Bestuur/ Wonen in Vlaanderen) en het lokaal bestuur. De AVG/ GDPR legt in zulke gevallen op dat er een protocol moet afgesloten worden. 

In dit geval hebben we al een namens ABB en WiV ondertekend protocol ontvangen. In plaats van voor elk lokaal bestuur een nieuw geïndividualiseerd protocol op te stellen en ondertekenen, opteerde Vlaanderen ervoor een 'Verklaring voor akkoord' op te stellen en laten ondertekenen door het lokaal bestuur. Die 'Verklaring voor akkoord' moet dan tezamen met het protocol in kwestie gelezen worden.

De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de stad Herentals (Welzijnszorg Kempen) gaf op 12 februari 2024 een positief advies voor het ondertekenen van deze 'Verklaring voor akkoord' bij het protocol VHT Oekraïne.