2023_RMW_00015 - Site Kapellenblok - aanvulling op samenwerkingsovereenkomst met IOK en kerkfabriek Onze-Lieve-Vrouw: goedkeuring

De site Kapellenblok is een aaneengesloten geheel van ca. 6,9 hectare niet-ontwikkeld woongebied in het noordoosten van de stad Herentals. Het OCMW heeft hier ook een perceel in eigendom, gelegen aan de Rozenstraat. Publieke partners IOK en de kerkfabriek Onze-Lieve-Vrouw, de grootste grondeigenaars in het gebied, wensten een samenwerking aan te gaan om de gronden te activeren voor woonontwikkeling. Het OCMW werd gevraagd om deel te nemen in deze gezamenlijke ontwikkeling. IOK maakte een ontwerp van samenwerkingsovereenkomst op, die goedgekeurd werd door de raad voor maatschappelijk welzijn bij de zitting van 29 maart 2022. De openbare partners IOK, de kerkfabriek en het OCMW stapten in evenredigheid met hun grondaandeel in een traject om te komen tot een verkaveling met wegenaanleg. Zowel de kosten als de opbrengsten zullen volgens diezelfde evenredigheid gedeeld worden.

In de bestaande overeenkomst werden de algemene principes uiteengezet inzake eigendom, samenwerking en verdeling van kosten en opbrengsten. Het is aangewezen dat in aanvulling op de bestaande samenwerkingsovereenkomst, een aantal afspraken worden gemaakt inzake de gezamenlijke te organiseren overheidsopdrachten. Deze praktische afspraken rond het aanstellen van IOK als initiatiefnemer, worden overeengekomen in de aanvullende samenwerkingsovereenkomst. Het OCMW behoud echter zijn inspraak en dient elke stap goed te keuren of te betwisten.

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de samenwerkingsovereenkomst, die van toepassing is op de bestaande samenwerkingsovereenkomst met IOK en kerkfabriek Onze-Lieve-Vrouw voor de gezamenlijke ontwikkeling van de site Kapellenblok, waarbij perceel 1e afdeling sectie B nummer 521B wordt ingebracht als grondaandeel, overeenkomstig de modaliteiten opgenomen in de bijlage van het huidig besluit goed.

De site Kapellenblok is een aaneengesloten geheel van ca. 6,9 hectare niet-ontwikkeld woongebied in het noordoosten van de stad Herentals. Het OCMW heeft hier ook een perceel in eigendom, gelegen aan de Rozenstraat, met een oppervlakte van 54a 19ca. Publieke partners IOK en de kerkfabriek Onze-Lieve-Vrouw, de grootste grondeigenaars in het gebied, wensten een samenwerking aan te gaan om de gronden te activeren voor woonontwikkeling. Het OCMW werd gevraagd om deel te nemen in deze gezamenlijke ontwikkeling. IOK maakte een ontwerp van samenwerkingsovereenkomst op, die goedgekeurd werd door de raad voor maatschappelijk welzijn bij de zitting van 29 maart 2022.

Site Kapellenblok

Het woongebied is quasi volledig in eigendom van drie openbare partners:

• Kerkfabriek Onze-Lieve-Vrouw: 4ha 07a 81ca ofwel ca. 60 %
• IOK: ca. 1ha 74a 81ca ofwel ca. 25 %
• OCMW: 54a19ca ofwel ca 8 %
• De resterende ca. 7 % is nog in private eigendom.

Eigendom OCMW

De eigendom van het OCMW is het meest zuidelijk gelegen perceel dat toegang geeft tot de Rozenstraat, kadastraal gekend als 1e afdeling sectie B nummer 521B met een kadastrale oppervlakte van 54a 19ca.

De eigendom is grotendeels verhuurd aan de aanpalende eigenaars in de Rozenstraat voor uitbreiding van hun tuin. De overeenkomsten werden gesloten voor onbepaalde duur met een opzegtermijn van één maand.

Bestaande samenwerkingsovereenkomst

De openbare partners IOK, de kerkfabriek en het OCMW stapten in evenredigheid met hun grondaandeel in een traject om te komen tot een verkaveling met wegenaanleg. Zowel de kosten als de opbrengsten zullen volgens diezelfde evenredigheid gedeeld worden. In de bestaande overeenkomst werden de algemene principes uiteengezet inzake eigendom, samenwerking en verdeling van kosten en opbrengsten.

• Burgerlijk Wetboek artikelen 1582 en volgende
• Decreet lokaal bestuur artikel 293
• Decreet lokaal bestuur artikel 41, 11°
• Omzendbrief KB/ABB 2019/3: transacties van onroerende goederen

Het is aangewezen dat in aanvulling op de bestaande samenwerkingsovereenkomst, een aantal afspraken worden gemaakt inzake de gezamenlijke te organiseren overheidsopdrachten.

De dienst patrimonium heeft een, door de kerkfabriek reeds ondertekend, exemplaar gekregen en legt deze voor aan de raad voor maatschappelijk welzijn. Deze aanvullende overeenkomst zal de basis zijn voor alle komende overheidsopdrachten binnen het project 'Herentals-Kapellenblok'. 

Samengevat bevat de overeenkomst volgende modaliteiten:

• Overeenkomst tussen IOK, de kerkfabriek Onze-Lieve-Vrouw en het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn van Herentals, met de afspraken omtrent de gezamenlijke te organiseren overheidsopdrachten.
• Partijen besluiten de opdracht voor de aanstelling van een stedenbouwkundig en technisch studiebureau te voegen tot één geheel en het IOK aan te duiden om in hun gezamenlijke naam bij de gunning en de uitvoering van de opdracht als aanbestedende overheid-penhouder op te treden.
• Elke partij dient zijn ondubbelzinnige goedkeuring te verlenen voor de verschillende stappen die deze samenwerking behelzen. Zij geven dus hun akkoord bij elk gedeelte van de diensten, leveringen of werken ten laste van hen en dat zij de nodige financiële middelen hebben voorzien.
• In elk geval zullen de Kerkfabriek en het OCMW een beslissing nemen omtrent de al dan niet toewijzing binnen de twee maanden inzake al te organiseren overheidsopdrachten, nadat ze hierom verzocht werden. 
• Indien er geen beslissing genomen wordt binnen de vooropgestelde termijn, wordt de beslissing geacht gunstig te zijn.
• In geval één partij niet wenst toe te wijzen, kunnen desgevallend aan die partij de reeds gemaakte kosten ten laste gelegd worden. Dit met een uitzondering op het unanimiteitsprincipe dat reeds voorzien is in de bestaande samenwerkingsovereenkomst.
• De betalingsaanvragen en vorderingsstaten worden ingediend bij de aanbestedende overheid. Vervolgens worden afzonderlijke kopieën conform de verdeelsleutel kosten overgemaakt.
• Partijen beschikken over 20 kalenderdagen om de betalingsaanvragen en vorderingsstaten (inclusief eindafrekening) na te zien en/of te verbeteren. De al dan niet verbeterde betalingsaanvragen en vorderingsstaten worden ter goedkeuring voorgelegd aan de leidend ambtenaar en wordt door de leidend ambtenaar tijdig gecommuniceerd aan de opdrachtnemer.
• De aanbestedende overheid nodigt tezelfdertijd de opdrachtnemer uit om zijn factuur in te dienen bij de respectievelijke partijen.
• Partijen zullen nooit solidair gehouden zijn tot betaling in het kader van deze samenwerkingsovereenkomst.
• De aanbestedende overheid duidt de leidend ambtenaar aan en draagt hiervan de kosten.
• De leidend ambtenaar neemt de leiding van de diensten, leveringen en werken waar.
• Als de leidend ambtenaar tijdens de uitvoering van de diensten, leveringen of werken een belangrijke wijziging van de opdracht noodzakelijk acht, wordt voor de betekening van het schriftelijk wijzigingsbevel aan de opdrachtnemer de schriftelijke goedkeuring van de betrokken partij(en) bekomen met de voorgestelde wijziging en verrekening. Slechts na de schriftelijk, voorafgaande en ondubbelzinnige goedkeuring van de bevoegde interne organen van beide partijen kan dit doorgang vinden.
• Eventuele boetes en/of kortingen wegens minderwaarde, worden pro rata volgens de verdeelsleutel conform samenwerkingsovereenkomst verdeeld over de verschillende partijen.
• Clausule samenwerkingsplicht en informatieplicht. Partijen verbinden zich ertoe naar best vermogen samen te werken voor een succesvolle uitvoering. De volgende principes worden nagestreefd:
  1) Snelheid en doeltreffendheid van wederzijdse informatieverstrekking en communicatie.
  2) Regelmatige evaluatie van de uitvoering van de overeenkomst.
  3) Actieve en constructieve deelname aan de besprekingen.
  4) Maximale benutting van eigen mogelijkheden en bevoegdheden.
  5) Goede trouw.
  6) Uitwisseling van informatie, binnen het wettelijk toelaatbaar kader, van informatie waarover elk der partijen dient te beschikken of die nuttig of noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst.
• Partijen verbinden zich ertoe de verplichtingen uit de vertrouwelijkheidsafspraken van de overeenkomst uit te breiden naar personeelsleden, aangestelden en onderaannemers. De informatie en documentatie, aangeduid als vertrouwelijke informatie, of bij gebreke hieraan, door een redelijk persoon als vertrouwelijk aanzien, en die ten gevolge van deze overeenkomst wordt verkregen, mag niet worden verspreid, gepubliceerd, overhandigd of ter beschikking gesteld aan derden in enige vorm, behoudens andersluidend voorafgaand akkoord tussen de partijen. 
• De overeenkomst neemt van rechtswege een einde na de definitieve oplevering van het toekomstig openbaar domein en overdracht aan de stad Herentals.
• Partijen kunnen hun rechten en/of plichten uit deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk overdragen aan derden en zullen elkaar daaromtrent vooraf en afdoende verwittigen.
• Eens getekend kan deze overeenkomst slechts met uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van alle partijen gewijzigd worden.