Eind juni 2023 gaf de organisatie aan over onvoldoende middelen te beschikken om het evenement de komende jaren nog te laten doorgaan. Het stadsbestuur wenst het evenement Montmartre voor de komende legislatuur te ondersteunen en een samenwerking aan te gaan met Organiserend Comité Montmartre.
De gemeenteraad keurt de samenwerkingsovereenkomst met Organiserend Comité Montmartre goed.
Organiserend Comité Montmartre is een cultuurvereniging die instaat voor de organisatie van het jaarlijks evenement Montmartre. Montmartre is een cultuur- en kunstmarkt op en rond het Begijnhof die steeds doorgaat de tweede zondag van september.
In de zitting van 8 mei 2023 gaf het college van burgemeester en schepenen reeds een toelating voor volgende ondersteuning voor het evenement Montmartre op 10 september 2023:
Eind juni 2023 gaf de organisatie aan over onvoldoende middelen te beschikken om het evenement de komende jaren nog te laten doorgaan. De brief met de kennisname werd in bijlage toegevoegd.
De laatste editie vond plaats in 2018. Bij voorgaande edities kon de organisatie Montmartre rekenen op een ondersteuning van Convent. Deze ondersteuning kwam tot stand omdat Convent toen eveneens zijn vestiging had op het Begijnhof. Inmiddels is het dienstencentrum Convent 2 verhuisd naar de Augustijnenlaan. Convent heeft aangegeven noch over budget en personeel te beschikken om de organisatie in de toekomst verder te ondersteunen.
In het verleden verleende Convent onderstaande ondersteuning:
Om niet jaarlijks een dossier te moeten voorbereiden voor de gemeenteraad omdat er afgeweken wordt van de reglementen en om tegemoet te komen aan de vraag van Organiserend Comité Montmartre, wordt een samenwerkingsovereenkomst opgemaakt.
Op 26 juli 2023 vond een overleg plaats met de organisatoren waarbij een voorstel tot stand kwam. De organisatie gaf aan dat ze akkoord zijn met onderstaand voorstel en alles op alles zetten om de gevraagde return waar te maken.
Ondersteuning van stad Herentals
1. Financiële ondersteuning
Het stadsbestuur geeft een jaarlijkse dotatie van 600 euro aan Organiserend Comité Montmartre. Indien de gelden niet correct worden besteed vraagt de stad een terugvordering.
Dit bedrag kan de organisatie aanwenden om tegemoet te komen aan de te maken kosten.
Overzicht kosten Organiserend Comité Montmartre:
De stad stelt Organiserend Comité Montmartre vrij van de volgende retributies:
De stad stelt het Fundatiehuis en het Paviljoentje gratis ter beschikking. Zowel de terbeschikkingstelling van het fundatiehuis als washuis dient jaarlijks te worden bekeken, en niet alleen deze van het fundatiehuis. Deze voorwaarde wordt opgenomen in de overeenkomst.
Montmartre krijgt momenteel een jaarlijkse werkingssubsidie. De bestaansreden van deze vereniging is de organisatie van Montmartre. Met de opmaak van de samenwerkingsovereenkomst wordt eigenlijk hun werkingssubsidie vastgesteld en bepaald wat de stad in ruil verwacht. Daarom kan Montmartre geen extra aanspraak maken op een werkingssubsidie.
2. Materiële ondersteuning
Het uitleenmateriaal van de stad wordt ter beschikking gesteld voor de organisatie van het evenement. De aanvraag moet minstens 13 weken voor aanvang gebeuren. De verdeling gebeurt samen met de andere uitleenaanvragen conform het huurreglement met uitzondering van de infopanelen die met voorrang ter beschikking worden gesteld op andere aanvragen.
De tenten van het OCMW worden voor het evenement Montmartre gratis ter beschikking gesteld.
3. Ondersteuning door personeel
Het evenementenloket wordt als contactpunt ingeschakeld tussen het stadsbestuur en Organiserend Comité Montmartre. Zij zorgen voor het afleveren van evenementenvergunningen en de bijhorende tijdelijke verkeersvergunningen.
Het veiligheidsdossier wordt door Organiserend Comité Montmartre opgemaakt en Organiserend Comité Montmartre is verantwoordelijk voor het naleven van de veiligheidsmaatregelen. De noodplanningsambtenaar van de stad staat in voor advies over dit dossier en de controle van de veiligheidsmaatregelen.
De communicatiedienst promoot de acties van de vereniging via de gebruikelijke kanalen. De dienst cultuur en toerisme is blij dat dit initiatief weer wordt georganiseerd. Indien nodig, kan de dienst mee de affiches en flyers van Montmartre verdelen in Herentals.
De gemeenteraad keurt de samenwerkingsovereenkomst met Organiserend Comité Montmartre goed.
De algemeen directeur Tanja Mattheus en de voorzitter Rutger Moons of hun respectievelijke plaatsvervangers worden gemachtigd om de overeenkomst te ondertekenen namens de stad.