De stad heeft een huurreglement en retributiereglement voor de inname van het openbaar domein bij evenementen.
Het strategisch atelier adviseert om de kostprijs van het te huren evenemententerrein aan te passen aan de grootte/tijdsduur van de activiteit die plaatsvindt. Het huur- en retributiereglement werden hierdoor aangepast.
De gemeenteraad keurt het aangepaste huurreglement voor evenementen inname openbaar domein goed.
De stad heeft een reglement voor de inname van het openbaar domein, goedgekeurd door de gemeenteraad op 21 december 2021, en om onderstaande reden wordt het reglement aangepast.
Opmerkingen strategisch atelier vrije tijd (SAVT)
De geformuleerde wijzigingen zijn op vraag van het strategisch atelier vrije tijd. Men adviseerde om de kostprijs van het te huren evenemententerrein aan te passen aan de grootte/tijdsduur van de activiteit die plaatsvindt. Het reglement bevat een wijziging voor kleine, beperkte innames van het openbare domein en komt in die zin gedeeltelijk tegemoet aan het geformuleerde advies.
Het college van burgemeester en schepenen keurde op 20 februari 2023 het reglement principieel goed.
De gemeenteraad keurt het huurreglement evenementen inname van het openbaar domein goed als volgt:
Reglementen 2023 - 2025
Huurreglement evenementen inname van het openbaar domein
Algemene bepalingen
Het reglement geldt van 14 maart 2023 tot en met 31 december 2025.
Het huurreglement voor evenementen op het openbaar domein, goedgekeurd op de gemeenteraad van 3 december 2019, wordt opgeheven met ingang van huidig reglement.
Doel
Om de organisatie van evenementen op het openbare domein zo vlot mogelijk te laten verlopen, zijn er afspraken nodig tussen de stad en de organisator.
HET BELEID
Doelgroep
Het huurreglement voor evenementen richt zich tot organisatoren die het openbaar domein gebruiken voor de organisatie van hun evenement. Het huurreglement is van toepassing op alle categorieën van gebruikers.
Gebruik
Het reglement betreft alle evenementen die plaatsvinden op het openbaar domein van Herentals en goedgekeurd zijn door het college van burgemeester en schepenen. Het is niet mogelijk voor particulieren om de openbare ruimte te reserveren voor evenementen die niet openbaar toegankelijk zijn.
Aanvraag
Elk evenement wordt aangevraagd aan het college van burgemeester en schepenen via het evenementenloket (www.herentals.be/evenementenloket). Een aanvraag moet ten laatste 2 maanden voor de aanvangsdatum ingediend worden. De aanvraag wordt zo volledig mogelijk ingevuld. De stad Herentals rekent geen dossierkost aan voor de opstart van een evenementaanvraag en de bijhorende vergunningen, tenzij de deadline verstreken is. De stad Herentals heeft de mogelijkheid om aanvragen die na de deadline worden aangevraagd, te weigeren omdat er onvoldoende tijd is om de aanvraag correct voor te bereiden.
Gebruiksovereenkomst
Met de aanvraag van een evenement verklaart de gebruiker zich akkoord met alle bepalingen van het gebruiksreglement.
Nutsvoorzieningen (elektriciteit en water)
Een elektriciteitskast wordt enkel ter beschikking gesteld voor organisatoren die een verantwoordelijkheidsovereenkomst tekenen. In ruil ontvangen de organisatoren een sleutel en een handleiding om de elektriciteitskast te openen en te sluiten. Bij ontvangst van de sleutel betaalt de organisator een waarborg van 50 euro.
Verkeerssignalisatie
Indien de organisator tijdelijke verkeerssignalisatie aanvraagt, dan wordt deze door de stadsdiensten geleverd. De organisator is zelf verantwoordelijk om deze voor het evenement op de juiste plaatsen neer te zetten en achteraf op het afgesproken moment weer terug te plaatsen op de plaats van levering.
Schade
De organisator is verantwoordelijk voor de schade die aan de openbare ruimte door zichzelf, zijn medewerkers, de deelnemers of derden wordt aangebracht. De organisator moet, onmiddellijk na het voorval van de schade, de feiten aan het stadsbestuur melden.
Er wordt aangenomen dat de openbare ruimte en het materiaal dat ter beschikking werd gesteld in prima staat verkeert bij de start van de activiteiten. Indien er door de organisator voor aanvang van het evenement schade wordt vastgesteld, dan moet deze voor aanvang van het evenement gemeld worden aan het evenementenloket. Indien na het evenement schade wordt vastgesteld, zal de organisator op eerste verzoek van het stadsbestuur een schadevergoeding betalen ten bedrage van de werkelijke herstellings- of vervangingskost.
Opruiming, schoonmaak en afvalverwerking
Elke organisator staat steeds zelf in voor het verwijderen van het afval en het opruimen van de locatie volgens de voorziene perimeter rond de evenementlocatie. Dit is het plein met de aanpalende straten. De locatie wordt achtergelaten in zijn oorspronkelijke staat. Om betwistingen te voorkomen, kan de organisator via foto’s aantonen dat hij de locatie proper heeft achtergelaten. Het achterlaten van afval is sluikstorten en wordt beboet. Hiervoor doet de stad beroep op de belasting op het ruimen van sluikstorten. De inzet van stadsarbeiders voor de opkuis wordt doorgerekend aan de organisator. Als de organisator veel afval verwacht, kan hij tegen een vergoeding een evenementencontainer van IOK via de stad aanvragen.
Circussen
Op het grondgebied van Herentals mogen maximum drie circussen per jaar doorgaan met een tussenperiode van drie maanden tussen twee verschillende circussen. Het circus mag geen acts met wilde dieren brengen en geen geluidswagen gebruiken. Het circus krijgt enkel toelating na het voorleggen van onderstaande documenten:
Gebruik van de openbare weg voor publicatie
De openbare weg in Herentals kan enkel door circussen gebruikt worden voor het plaatsen van sandwichborden. De borden van een circus worden ten vroegste 14 dagen voor de eerste voorstelling geplaatst en 7 dagen na de laatste voorstelling verwijderd. Alle borden die voor of na deze periode op het grondgebied aangetroffen worden, worden beboet. Voor andere evenementen is het verboden om sandwichborden of andere publicaties op de openbare weg te plaatsen.
Organisatoren kunnen wel op hun evenementlocatie tijdelijke promo aanbrengen om aan te geven dat er op die plek binnenkort een evenement doorgaat. Deze inname wordt mee aangevraagd bij de evenementaanvraag, mag geen parkeerplaatsen innemen en wordt ten vroegste één maand voor het evenement geplaatst en bij de afbraak van het evenement weggenomen.
Veiligheids-, verbodsbepalingen en ondersteuning
Er kunnen geen evenementen op de Grote Markt plaatsvinden op momenten dat de wekelijkse vrijdagsmarkt of de kermis doorgaat. Het straatmeubilair (zitbanken, vlaggenmasten en fietsbeugels) wordt op vraag van de organisator kosteloos verwijderd. De Grote Markt beschikt over water en elektriciteitsvoorzieningen. De signalisatie voor het tijdelijke verkeersreglement van de Grote Markt wordt kosteloos voorzien tot een niveau van:
De organisator houdt zich aan het inplantingsplan waarbij aanrijwegen voor brandweer en toegang tot de ondergrondse parkeergarage worden gevrijwaard. De organisator houdt zich aan het veiligheidsprotocol waarbij onder andere evacuatiewegen van de locatie beschreven staan. De parking van het stadspark beschikt over water- en elektriciteitsvoorziening. De signalisatie voor het tijdelijke verkeersreglement van de parking Stadspark wordt kosteloos voorzien tot een niveau van:
De organisator houdt zich aan het inplantingsplan waarbij het stadspark en de bomen niet beschadigd worden. Kramen of constructies kunnen enkel op de aangeduide plaatsen geplaatst worden. In het stadspark voorziet het stadsbestuur geen nutsvoorzieningen. Het stadsbestuur verwijdert geen straatmeubilair voor evenementen. Het is verboden om constructies op het skatepark te plaatsen. Het skatepark moet altijd bereikbaar en bruikbaar zijn voor de gebruikers.
Het is verboden om constructies op het skatepark te plaatsen. Dit moet altijd bereikbaar en bruikbaar zijn voor de gebruikers. Het multifunctioneel terrein beschikt over water- en elektriciteitsvoorziening. Het multifunctioneel terrein is als enige locatie geschikt voor circussen. De signalisatie voor het tijdelijke verkeersreglement van het multifunctioneel terrein wordt kosteloos voorzien tot het parkeervrij maken van de parking.
De dorpspleinen beschikken over elektriciteitsvoorziening en watervoorziening. De signalisatie voor het tijdelijke verkeersreglement van de dorpspleinen wordt kosteloos voorzien tot het parkeervrij maken van de parking.
De rust in het Begijnhof en Begijnhofpark moet te allen tijde bewaard blijven: de activiteiten stoppen ten laatste om 22 uur, er mag geen versterkte muziek gespeeld worden, de activiteiten mogen max 85 dB geluid voortbrengen.
Enkel een zone van 1 meter langs de wandelpaden wordt gemaaid en is geschikt om kramen of constructies te plaatsen.
De paden zijn enkel geschikt voor wandelaars en fietsers en mogen niet gebruikt worden voor aanvoer van materialen met zwaar gemotoriseerd verkeer (traktor, vrachtwagen, auto, …)
Het Begijnhofpark beschikt niet over nutsvoorzieningen. Kramen of constructies kunnen enkel op de aangeduide verharding geplaatst worden.
De stad voorziet geen nutsvoorziening voor evenementen op andere pleinen.
Overtredingen
Bij het overtreden van de hiervoor vermelde regels of het berokkenen van schade kunnen, desgevallend cumulatief, maatregelen of boetes opgelegd worden.
ANDERE
De organisator informeert de buurtbewoners minstens 14 dagen voor het evenement voor de activiteiten en de impact op de buurt. De stad bepaalt een perimeter van bewoners en straten die zeker geïnformeerd moeten worden. De organisator handelt als goede huisvader.
Procedure
Dit reglement wordt aan de toezichthoudende overheid overgemaakt. Het reglement wordt afgekondigd en bekendgemaakt overeenkomstig het decreet lokaal bestuur.