De algemeen directeur rapporteert jaarlijks over het organisatiebeheersingssysteem aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, het vast bureau en de raad voor maatschappelijk welzijn.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het rapport van de algemeen directeur met betrekking tot de organisatiebeheersing in 2022.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem dat werd uitgebreid met een bijlage 'Klokkenluidersregeling'.
De stad Herentals, het AGB Sport en Recreatie Herentals en het AGB Herentals volgden de voorbije legislatuur dezelfde werkwijze op het vlak van de organisatie en de werking van het interne controlesysteem. Ook de werkwijze van het OCMW Herentals in dit verband was toen sterk gelijklopend. In het decreet over het lokale bestuur (DLB) is sprake van het organisatiebeheersingssysteem in plaats van het interne controlesysteem. De term interne controlesysteem komt uit het voormalige gemeentedecreet en OCMW-decreet.
Artikel 218 van het DLB bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn. Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst, wetgeving en procedures naleeft, over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt, op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet, de activa beschermt en fraude voorkomt.
De algemeen directeur stelt het organisatiebeheersingssysteem vast, na overleg met het managementteam (DLB, artikel 219). Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn (DLB, artikel 219). Dit laatste gebeurde door de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn, de raad van bestuur van het AGB Herentals en de raad van bestuur van het AGB Sport en Recreatie Herentals op 17 december 2019.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks over het organisatiebeheersingssysteem aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, het vast bureau en de raad voor maatschappelijk welzijn (DLB, artikel 219). Vandaag rapporteert de algemeen directeur aan de raad voor maatschappelijk welzijn.
Het MAT nam op 8 juni 2023 kennis van het jaarrapport 'Opvolging actieplan organisatiebeheersing' over organisatiebeheersing in 2022 en formuleerde geen opmerkingen.
Het vast bureau nam op 12 juni 2023 kennis van het jaarrapport 'Opvolging actieplan organisatiebeheersing' over organisatiebeheersing in 2022.
Op 17 december 2019 keurden de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn, de raad van bestuur van het AGB Herentals en de raad van bestuur van het AGB Sport en Recreatie Herentals het algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem goed. Omdat de klokkenluidersregeling die het college op 2 mei 2023 goedkeurde potentieel ook aanleiding kan geven tot aanpassingen van onze organisatie, vulde de algemeen directeur het algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem aan met een bijlage 'Klokkenluidersregeling'.
Op 23 juni 2020 namen de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn, de raad van bestuur van het AGB Herentals en de raad van bestuur van het AGB Sport en Recreatie Herentals kennis van het nieuwe actieplan organisatiebeheersing. Het gaat om een 10-puntenplan dat werd opgesteld door de algemeen directeur in overleg met het managementteam (MAT). Daarin wordt voor elke actie een verantwoordelijke aangeduid en een timing vastgelegd.
Vandaag biedt de algemeen directeur een achtste jaarrapport 'Opvolging actieplan organisatiebeheersing' aan. Hij maakte dit op in samenwerking met het MAT. Hiermee geven we invulling aan de wettelijke verplichting tot jaarlijks rapporteren over de organisatie en de werking van het vroegere interne controlesysteem, het nieuwe organisatiebeheersingssysteem. We lichten hiermee vooral de resultaten van de afgesproken acties uit het 'Actieplan organisatiebeheersing' toe. Dit is het derde opvolgingsrapport van het nieuwe actieplan. Dat actieplan loopt immers tot en met het einde van de huidige legislatuur (31 december 2024).
Het jaarlijks rapport (cf. bijlage) geeft in punt 1. Context en relevante voorgeschiedenis een overzicht van de algemene beginselen van organisatiebeheersing, op welke manier dat begrip een wettelijke invulling kreeg en de wijze waarop de stad, het OCMW en beide AGB's dit hebben aangepakt. In punt 2. Toelichting stand van zaken 'Actieplan organisatiebeheersing' volgt een schematisch overzicht van hoe ver het staat met de uitvoering van het actieplan organisatiebeheersing, welke zaken op schema zitten en waarom voor bepaalde items een bijsturing nodig was. In punt 3. Audit Vlaanderen gebeurt hetzelfde met betrekking tot globale rapporten die Audit Vlaanderen publiceerde. Op deze manier is meteen duidelijk welke de planning is voor de toekomst voor beide punten. In punt 4. Conclusie komt een beknopte samenvatting van het voormelde.
Besluit 1
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het rapport van de algemeen directeur met betrekking tot de organisatiebeheersing in 2022.
Besluit 2
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem dat werd uitgebreid met een bijlage 'Klokkenluidersregeling'.