Het college van burgemeester en schepenen stapte op 19 september 2022 mee in en oproep van Gemeente zonder Gemeentehuis om een softwareplatform te ontwikkelen ter ondersteuning van het nieuwe decreet buitenschoolse opvang en vrijetijdsactiviteiten. Het decreet heeft de volgende drie doelstellingen:
Het project van gemeente zonder gemeentehuis is gericht op het ontwikkelen van een nieuw softwareplatform waarbij het de bedoeling is om:
De gemeenteraad keurt de leidraad 'Het ontwikkelen van een centraal software platform voor dienstverlening in het kader van buitenschoolse opvang en activiteiten' met betrekking tot het aanduiden van een softwareleverancier goed.
Het college van burgemeester en schepenen engageerde zich op 19 september 2022 in eerste fase als partner bij het indienen van het projectvoorstel ‘ontwikkelen van een BOA-platform’ en in tweede fase als actief lid van de werkgroep die de software inhoudelijk vormgeeft.
In december 2022 werd aan het gemeentebestuur Bornem als penhouder vanuit de Vlaamse Overheid een subsidie van 395.234,40 euro toegekend vanuit het relanceproject 'Gemeente Zonder Gemeentehuis' (GZG).
Met het subsidieprogramma GZG ondersteunt Vlaanderen lokale besturen die samen innovatieve, digitale oplossingen uitwerken om hun dienstverlening efficiënter en klantgerichter te maken. Bornem heeft de ambitie een software te ontwikkelen die het nieuwe decreet op de Buitenschoolse Opvang en Activiteiten moet vormgeven. En dit vanuit een partnerschap samen met Herentals, Temse, Willebroek, Vorselaar, Grobbendonk, Oudsbergen, Wemmel en Stekene.
Er wordt een centraal platform ontwikkeld voor het reserveren en opvolgen van naschoolse activiteiten op schooldagen en vakantieactiviteiten. Dit voor ouders van kinderen vanaf 2,5 jaar die hun kinderen willen laten genieten van de buitenschoolse activiteit die optimaal beantwoordt aan hun noden. Er wordt hen een probleemloze reis doorheen het reserveren en opvolgen van hun activiteiten aangeboden. En dit door een aangename zoekervaring te creëren via een deelplatform voor heel Vlaanderen dat alle aanbieders verenigt. Waarbij gebruiksvriendelijkheid en sterke communicatietools de mogelijkheid versterken om gericht informatie uit te wisselen en te peilen naar tevredenheid van de burger.In december 2022 werd aan het gemeentebestuur Bornem als penhouder vanuit de Vlaamse Overheid een subsidie van 395.234,40 euro toegekend vanuit het relanceproject 'Gemeente Zonder Gemeentehuis' (GZG).
Bij een occasionele gezamenlijke opdracht, waarbij de gemeente Bornem optreedt als "penhoudende aanbestedende overheid" is het vereist dat de andere besturen zich akkoord verklaren met de leidraad voor gunning en zich engageren om hiermee te werken. De beslissing tot toewijzing van de opdracht door de opdrachtgevende overheid, Bornem, wordt in december ook voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen van Herentals. Zo wordt de leverancier aangeduid en is het niet nodig om nadien nog apart de software te gunnen alvorens deze in gebruik te nemen.
In het kader van dit subsidiedossier is de wet op de overheidsopdrachten niet van toepassing. Het principe van innovatief ondernemen wordt gehanteerd op basis van het feit dat de baten niet uitsluitend toekomen aan Bornem als opdrachtgever voor gebruik ervan in de uitoefening van de werkzaamheden. De procedure tot toewijzing van de opdracht wordt gevoerd met toepassing van de beginselen van behoorlijk bestuur, zoals het transparantiebeginsel, het beginsel der eerlijke mededinging en het gelijkheidsbeginsel.
De software wordt in 2 fasen ontwikkeld.
Fase 1: Opleveren van een software voor het GZG partnerschap die het aanbod centraal weergeeft en de werking van de buitenschoolse opvang, sportkampen en speelpleinwerking ondersteunt waarbij de gemeentebesturen de regierol over het aanbod kunnen uitoefenen. In deze fase moeten de 9 besturen al kunnen rekenen op een professionele ondersteuning bij de ingebruikname van de software en een efficiënte, klantvriendelijke helpdesk bij het dagelijkse gebruik. Deze fase wordt gerealiseerd met het subsidiebedrag van GZG.
Fase 2: Commercialiseren van de software door andere lokale besturen te laten instappen in het systeem. En het opnemen van alle niet-gemeentelijke organisatoren van buitenschoolse opvang en activiteiten. Waarbij de investering om dit luik te realiseren, verwacht wordt van de softwareleverancier.
Aan deze opdracht werd vormgegeven in de leidraad 'Het ontwikkelen van een centraal software platform voor dienstverlening in het kader van buitenschoolse opvang en activiteiten'. Zie bijlage.
In het kader hiervan werd reeds een marktbevraging georganiseerd en werd een vooronderzoek gevoerd, gekoppeld aan de ontwikkeling van een eerste prototype.
Het college van burgemeester en schepenen keurde op 23 oktober 2023 de leidraad principieel goed.
De gemeenteraad keurt de leidraad 'Het ontwikkelen van een centraal software platform voor dienstverlening in het kader van buitenschoolse opvang en activiteiten' met betrekking tot het aanduiden van een softwareleverancier goed.
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van een procedure 'innovatief ondernemen' buiten de wet van de overheidsopdrachten. De procedure tot toewijzing van de opdracht wordt gevoerd met toepassing van de beginselen van behoorlijk bestuur, zoals het transparantiebeginsel, het beginsel der eerlijke mededinging en het gelijkheidsbeginsel.
De gemeenteraad gaat hiermee het engagement aan om gebruik te maken van de software.