Omwille van de verschuivingen in de planning van de werkzaamheden en oplevering van de Kunstencampus, moet het leeszaalreglement in functie van deze planning wijzigen.
De gemeenteraad keurt het leeszaalreglement stadsarchief goed.
Op 3 december 2019 besluit de gemeenteraad het leeszaalreglement voor het stadsarchief van Herentals.
Op 13 februari 2020 keurt het MAT het projectplan ‘Archiefverhuis. Ingebruikname gecentraliseerde archiefdepot stad Herentals. Januari 2020-december 2022’ goed. Dit project regelt de verhuis van de stedelijke archieven en collecties naar het nieuwe stadsarchief op de site van de Kunstencampus. Er werd een werkgroep opgericht om een tijdelijk dienstverleningsmodel uit te werken.
Op 25 maart 2020 heeft de projectstuurgroep kennis genomen van het tijdelijke dienstverleningsmodel dat door de werkgroep werd uitgewerkt. Uit de nota is gebleken dat het leeszaalreglement dient te wijzigen.
Op 2 juni 2020 besluit de gemeenteraad het gewijzigde leeszaalreglement voor het stadsarchief van Herentals.
Omwille van de verschuivingen in de planning van de werkzaamheden en oplevering van de Kunstencampus, moet het leeszaalreglement in functie van deze planning nogmaals wijzigen.
Op 21 november 2022 keurde het college van burgemeester en schepenen dit gewijzigde leeszaalreglement principieel goed.
Bij het definiëren van de projectrisico’s werd vastgesteld dat het niet mogelijk is om het huidige dienstverleningsmodel van het stadsarchief tijdens het project te handhaven. Een verhuisoperatie van bijna vier kilometer archieven en collecties cultureel erfgoed tot een goed einde brengen is namelijk niet te combineren met een uitgebreide dienstverlening. De projectwerkgroep heeft daarom een evenwicht gezocht tussen het opvolgen van de werkzaamheden voor het project en het voortzetten van de kerntaken. Aan de ene kant dienen de dienstverlenende taken die tot de kerntaak van een publiekrechtelijke archiefinstellingen horen en die raken aan de rechten van de burger inzake de openbaarheid van bestuur zo lang mogelijk verzekerd te blijven. Aan de andere kant zullen de overige eerder vrijblijvende dienstverlenende taken in verhouding tijdelijk afgebouwd worden.
Om de dienstverlening af te bouwen werd een fasering en een tijdsschema opgesteld. Dit schema werd goedgekeurd door de gemeenteraad op 2 juni 2020. Omdat inmiddels de planning voor de oplevering en ingebruikname van de Kunstencampus definitief vastgesteld werd, dient dit tijdsschema herbekeken te worden. Het reglement van 2 juni 2020 beantwoordt namelijk niet meer aan de realiteit. Het reglement van 2 juni 2020 wordt inhoudelijk niet gewijzigd.
Het gaat met andere woorden om volgende aanpassingen:
§ Openingsuren en sluitingsdagen
Vanaf 1 juli 2020 tot 1 januari 2023 (31 maart 2022) is de leeszaal enkel toegankelijk na het maken van een afspraak. [...] Van 1 januari 2023 (1 april 2022) tot 1 november 2023 (31 december 2022) worden in regel geen afspraken toegestaan.
Artikel 5.
Van 1 januari 2023 (1 april 2022) tot 1 november 2023 (31 december 2022) worden door medewerkers van het stadsarchief geen opzoekingen verricht in de archieven of collecties.
Van 1 maart 2023 (1 juli 2022) tot 1 september 2023 (31 oktober 2022) worden er door medewerkers van het stadsarchief geen inlichtingen over de archieven, collecties en de geschiedenis in het algemeen verstrekt.
Artikel 26.
Van 1 januari 2023 (1 juli 2022) tot 1 november 2023 (31 oktober 2022) worden er door medewerkers van het stadsarchief geen reproducties van collectiestukken afgeleverd.
De gemeenteraad moet het vernieuwde leeszaalreglement goedkeuren.
Het vernieuwde leeszaalreglement is geldig van 1 januari 2023 tot en met 1 november 2023. Vanaf 1 november 2023 wordt wederom een nieuw leeszaalreglement ingevoerd.
Het vernieuwde leeszaalreglement vervangt het oude leeszaalreglement van 2 juni 2020. De gemeenteraad moet het leeszaalreglement van 2 juni 2020 opheffen.
De gemeenteraad keurt het leeszaalreglement stadsarchief goed als volgt:
Reglementen 2023 - 2025
Leeszaalreglement stadsarchief
Om de raadpleging van de archieven en collecties cultureel erfgoed van de stad Herentals zo vlot mogelijk, maar met respect voor de inhoudelijke en materiële integriteit van de desbetreffende stukken te doen verlopen, zijn er duidelijke afspraken nodig.
Het archiefreglement voor de stad en OCMW Herentals schrijft daarom de opmaak van een reglement voor om de raadpleging van archieven en collecties cultureel erfgoed die bewaard en beheerd worden door de stad en OCMW Herentals te regelen.
Elke raadpleging heeft plaats in de (digitale) leeszaal van stadsarchief Herentals, tenzij anders werd overeengekomen. Ofschoon de raadpleging per overeenkomst elders kan gebeuren, blijven de bepalingen van dit reglement onverminderd van toepassing. Dit reglement, daarom genoemd het leeszaalreglement stadsarchief, regelt deze raadpleging.
Organisator
Stadsbestuur van Herentals
Maatschappelijke zetel: Augustijnenlaan 30, 2200 Herentals
Telefoon: 014-28 50 50
E-mail: info@herentals.be
Informatie en contactgegevens van de burgemeester en de bevoegde schepen is te vinden op www.herentals.be/bestuur
Locatie
Het stadsarchief Herentals is gelegen aan de Augustijnenlaan 1 in Herentals. De leeszaal bevindt er zich op de gelijkvloers. Het stadsarchief is telefonisch te bereiken op het nummer 014 - 21 28 00 en per mail via archief@herentals.be, het stadsbestuur op het nummer 014 - 28 50 50 of per mail via info@herentals.be.
De dagelijkse leiding is in handen van de stadsarchivaris.
Openingsuren en sluitingsdagen
De leeszaal is gesloten:
Een afspraak wordt verzocht per mail of telefonisch. Stadsarchief Herentals staat de afspraak toe wanneer ze niet interfereert met de reeds geplande taken.
Van 1 januari 2023 tot 1 november 2023 worden in regel geen afspraken toegestaan. Voor de hoogst dringende raadplegingen die onder meer raken aan de artikels 23 tot en met 26 van het archiefreglement, goedgekeurd door de gemeenteraad op 3 december 2019, wordt een afzonderlijke regeling tussen de aanvrager en stadsarchief Herentals getroffen.
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 1
Het leeszaalreglement, goedgekeurd door de gemeenteraad op 2 juni 2020, wordt opgeheven met ingang van huidig reglement.
Het nieuwe leeszaalreglement geldt van 1 januari 2023 tot 1 november 2023.
In dit reglement wordt verstaan onder:
Artikel 2
In de (digitale) leeszaal kunnen de archieven en collecties cultureel erfgoed van de stad en OCMW Herentals – voortaan genoemd collectiestukken – geraadpleegd worden. De raadpleger – voortaan gebruiker genoemd – is verplicht zich aan dit reglement te binden en de voorschriften ervan na te leven. Dit reglement wordt aan elke nieuwe gebruiker kenbaar gemaakt.
Artikel 3
Het archiefdepot en de kantoren van stadsarchief Herentals zijn niet toegankelijk voor de gebruiker.
Hoofdstuk 2 Gebruik van de leeszaal
Artikel 4
Jassen, tassen en alle andere voorwerpen die niet noodzakelijk zijn voor de raadpleging van collectiestukken zijn niet toegelaten in de leeszaal. Er wordt gebruikgemaakt van de vestiaire. De stad en OCMW Herentals kunnen niet verantwoordelijk worden gesteld voor eventueel verlies, diefstal of beschadiging van de persoonlijke eigendommen.
Artikel 5
In de leeszaal wordt toezicht gehouden door de leeszaalbediende. De leeszaalbediende zal de gebruiker oriënteren en adviseren bij het onderzoek en uitleg geven over de beschikbare informatie. De leeszaalbediende zal geen opzoekingen of onderzoek verrichten. De tarieven voor het verrichten van opzoekingen door medewerkers van stadsarchief Herentals worden vastgesteld door de gemeenteraad in het reglement Retributie op administratieve prestaties.
Van 1 januari 2023 tot 1 november 2023 worden door medewerkers van het stadsarchief geen opzoekingen verricht in de archieven of collecties.
Van 1 maart 2023 tot 1 september 2023 worden er door medewerkers van het stadsarchief geen inlichtingen over de archieven, collecties en de geschiedenis in het algemeen verstrekt.
Artikel 6
De gebruiker kan geen collectiestukken, boeken of andere materialen ontlenen.
Artikel 7
De leeszaal is een studieruimte. Er wordt verwacht dat de gebruiker in stilte werkt. Bij herhaaldelijke verstoring van de orde zal de leeszaalbediende de gebruiker verzoeken de leeszaal te verlaten.
Artikel 8
Eten en drinken is niet toegestaan in de leeszaal.
Hoofdstuk 3 Bezoekersregistratie
Artikel 9
De gebruiker vult bij zijn eerste bezoek aan de leeszaal en bij zijn eerste bezoek sedert een jaar een nieuwe bezoekersfiche in. Hiermee verklaart de gebruiker zich akkoord met het leeszaalreglement en met de opname van de verstrekte gegevens in het bezoekersregister. De verstrekte persoonsgegevens worden overeenkomstig de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (27 april 2016) behandeld, verwerkt en verwijderd.
Artikel 10
Bij elk individueel bezoek aan de leeszaal noteert de gebruiker in het bezoekersregister de datum, de naam, de aard van de gepleegde opzoeking en de inventarisnummers van de geraadpleegde collectiestukken.
Hoofdstuk 4 Raadpleging
Artikel 11
Overeenkomstig artikel 22 van het archiefreglement maakt stadsarchief Herentals alle openbare archieven en collecties cultureel erfgoed op een actieve wijze toegankelijk. De openbare collectiestukken worden via de (digitale) leeszaal van het stadsarchief geraadpleegd. Wanneer overeenkomstig artikel 26 van hetzelfde archiefreglement de algemeen directeur of diens gemachtigde de consultatie van de niet-openbare bestuursdocumenten via stadsarchief Herentals aanbeveelt, maakt het stadsarchief de desbetreffende bestuursdocumenten in functie van de aanvraag tijdelijk toegankelijk via de (digitale) leeszaal.
Artikel 12
De leeszaalbediende wordt geacht de gebruiker correct te informeren over de geldende openbaarheidstermijnen of andere beperkingen die op de raadpleging van de gevraagde collectiestukken van toepassing kunnen zijn.
In het algemeen wordt gesteld dat alle bestuursdocumenten openbaar zijn na twintig jaar, tenzij de openbaarmaking afbreuk doet aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, aan het geheim van de beraadslagingen van de organen van de lokale overheid, en tenzij het juridische en gerechtelijke documenten betreft.
Artikel 13
De openbaarheid van archieven van verenigingen, bedrijven, families en personen (zogenaamde private archieven) wordt in veel gevallen geregeld door de schenkingsovereenkomst. Bij het ontbreken van een regeling kunnen enkel de collectiestukken geraadpleegd worden die ouder zijn dan twintig jaar voor zover de openbaarmaking geen afbreuk doet aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Artikel 14
Openbare collectiestukken worden aangevraagd bij de leeszaalbediende of via het digitale informatiesysteem van stadsarchief Herentals. De gebruiker kan zich in de archieven en collecties cultureel erfgoed oriënteren door middel van de beschikbare digitale en gedrukte toegangen. Enkel collectiestukken die door stadsarchief Herentals als openbaar zijn geïdentificeerd en waarbij de raadpleging geen afbreuk doet aan de materiële integriteit van de stukken kunnen door de gebruiker geconsulteerd worden.
Artikel 15
De collectiestukken die via de handbibliotheek in de leeszaal ter beschikking worden gesteld, hoeft de gebruiker niet aan te vragen. De gebruiker plaatst de geconsulteerde boeken op hun originele plaats terug in de bibliotheekrekken.
Artikel 16
De volgende openbare collectiestukken worden enkel met expliciete toestemming van de stadsarchivaris geraadpleegd:
Artikel 17
Indien de gebruiker gegevens van nog levende personen opneemt in een databank, doet de gebruiker daarvan aangifte bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Artikel 18
De gebruiker die inzage krijgt in informatie en daarbij ontdekt dat bepaalde gegevens niet in de openbaarheid horen te vallen, wordt geacht stadsarchief Herentals hiervan op de hoogte te brengen. De gebruiker zal deze informatie geenszins gebruiken.
Artikel 19
Collectiestukken worden geraadpleegd in de volgorde die bepaald wordt door de inventarisnummers. De gebruiker ontvangt een volgende doos of map bij inlevering van het stuk met het voorgaande inventarisnummer.
Artikel 20
Het is van het grootste belang dat de collectiestukken met de nodige zorg worden behandeld en dat de gebruiker elke beschadiging vermijdt. De gebruiker let daarom op het volgende:
Artikel 21
Stadsarchief Herentals stelt hulpmiddelen, zoals lezenaars en leeskussens, handschoenen, potloden en puntenslijpers, ter beschikking in de leeszaal.
Artikel 22
Geraadpleegde collectiestukken worden tegen sluitingstijd aan de leeszaalbediende terugbezorgd.
Hoofdstuk 5 Reproducties
Artikel 23
Collectiestukken die vrij raadpleegbaar zijn, kunnen gereproduceerd worden voor zover de collectiestukken niet door het auteursrecht of door aanverwante wet- en regelgeving beschermd worden en voor zover de reproductie geen afbreuk doet aan de materiële integriteit van het collectiestuk. Stadsarchief Herentals stelt de gebruiker op de hoogte van de beoordeling van de materiële toestand.
Artikel 24
Overeenkomstig de bepalingen van de wet van 30 september 1994 op het auteursrecht kunnen collectiestukken waarop auteursrecht of aanverwante rechten gelden gereproduceerd worden voor zover de opnames bestemd zijn voor privégebruik. Wanneer de gebruiker collectiestukken wil reproduceren waarop auteursrecht en aanverwante rechten gelden voor een ander gebruik moet de gebruiker toestemming van de rechthebbenden en van het college van burgemeester en schepenen vragen. De tarieven voor het verkrijgen van deze toestemming worden vastgesteld door de gemeenteraad in het Retributiereglement op Administratieve Prestaties op 3 december 2019.
Artikel 25
De gebruiker maakt de reproducties van openbare collectiestukken in principe door middel van het meegebrachte fototoestel of via de daartoe beschikbaar gestelde leeszaalinfrastructuur. De opnames gebeuren zonder flitslicht, zonder bijkomende belichting en – ingeval van fotografisch reproduceren – zonder rechtstreeks contact tussen de apparatuur en het document. Het gebruik van een statief is toegelaten na toestemming van stadsarchief Herentals zolang het gebruik ervan geen schade toebrengt aan de documenten of aan het meubilair.
Artikel 26
Stadsarchief Herentals maakt in principe geen reproducties van collectiestukken voor gebruikers. Indien de gebruiker erom verzoekt, kunnen reproducties gemaakt worden overeenkomstig de tarieven zoals vastgesteld door de gemeenteraad in het Retributiereglement op Administratieve Prestaties op 3 december 2019.
Van 1 januari 2023 tot 1 november 2023 worden er door medewerkers van het stadsarchief geen reproducties van collectiestukken afgeleverd.
Van volgende soorten collectiestukken worden nooit fotokopieën afgeleverd:
Deze soorten collectiestukken worden bovendien steeds zonder rechtstreeks contact tussen de apparatuur en het document gereproduceerd.
Artikel 27
Het reproduceren van volledige boeken, registers, banden en andere kwetsbare collectiestukken is enkel toegelaten na toestemming van de stadsarchivaris.
Hoofdstuk 6 Publicaties en studies
Artikel 28
Indien de gebruiker een publicatie of studie maakt op basis van collectiestukken van het stadsarchief, dient de gebruiker als vindplaats ‘stadsarchief Herentals’ te vermelden, samen met de juiste referentie. De gebruiker wordt aanbevolen om een (digitaal) exemplaar van de publicatie of de studie te schenken aan stad en OCMW Herentals ter opname in de bibliotheek van stadsarchief Herentals.
Hoofdstuk 7 Overtreding van dit reglement
Artikel 29
De stadsarchivaris of de leeszaalbediende kan de toegang tot de leeszaal ontzeggen aan wie dit reglement herhaaldelijk of ingrijpend overtreedt. De gebruiker die bovendien schade toebrengt aan de collectiestukken, aan het ter beschikking gestelde materiaal of aan het meubilair wordt gevorderd deze schade te vergoeden. Het bedrag van de vergoeding wordt vastgelegd door het college van burgemeester en schepenen.
Hoofdstuk 8 Beroep tegen de beslissingen van de stadsarchivaris
Artikel 30
Tegen een beslissing van de stadsarchivaris kan beroep worden aangetekend bij de algemeen directeur. Dit beroep werkt niet opschortend. Bij ontstentenis van een beslissing van de algemeen directeur blijft die van de stadsarchivaris gehandhaafd.
Bekendmaking
Dit reglement wordt aan de toezichthoudende overheid toegezonden. Het reglement wordt afgekondigd en bekendgemaakt overeenkomstig het decreet lokaal bestuur.