Het OCMW Herentals heeft eigen reglementen voor het verhuren van haar lokalen. Het was de ambitie van het bestuur om slechts één gebruiksreglement en één retributiereglement te hanteren voor het verhuren van alle lokalen van de stad Herentals én het OCMW Herentals. Dat is omwille van verschillende redenen niet mogelijk. Daarom stelt de raad voor maatschappelijk welzijn een specifiek gebruiksreglement voor het verhuren van het buurthuis Diependaal vast. Dit reglement is volledig analoog aan de overige gebruiksreglementen voor het verhuren van lokalen, met uitzonderling van de locatie buurthuis Diependaal.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het gebruiksreglement verhuur buurthuis Diependaal goed.
Op 3 december 2019 keurde de gemeenteraad het nieuwe retributiereglement en het nieuwe gebruiksreglement zaalverhuur socio-culturele polyvalente ruimtes goed. Oorspronkelijk was het de bedoeling om één retributie- en één gebruiksreglement te hanteren voor alle betrokken zalen die de stad én het OCMW verhuurden. Dat bleek toen om diverse redenen niet haalbaar.
Op 21 november 2022 nam het vast bureau kennis van de nota 'Verhuur zalen OCMW Herentals' van het MAT en keurde daarin voorgestelde principes goed.
Het voorgestelde 'Gebruiksreglement verhuur buurthuis Diependaal' geeft uitvoering aan die goedgekeurde principes.
Het vast bureau ging op 21 november 2022 principieel akkoord met het voorstel.
Het voorgestelde 'Gebruiksreglement verhuur buurthuis Diependaal' is gebaseerd op de gelijkaardige gebruiksreglementen zaalverhuur socio-culturele polyvalente ruimtes van de stad Herentals. De vroegere categorieën van gebruikers die het OCMW Herentals gebruikte, werden ondergebracht in dezelfde categorieën die de stad Herentals hanteert. Op die manier is het voorgestelde 'Gebruiksreglement verhuur buurthuis Diependaal' volledig analoog aan de gelijkaardige gebruiksreglementen zaalverhuur socio-culturele polyvalente ruimtes van de stad Herentals. Het gaat dan wel niet om 1 gebruiksreglement zaalverhuur lokalen stad en OCMW, maar alleszins om eenzelfde gebruiksreglement met uitzondering van de locatie waarover het gaat.
Het OCMW wil het gebruik van het buurthuis Diependaal stimuleren en vooral voor gebruik door buurtbewoners. Daarom zijn er specifieke gebruiksvoorwaarden hiervoor opgenomen in het voorgestelde 'Gebruiksreglement verhuur buurthuis Diependaal' en huurtarieven in het voorgestelde 'Retributiereglement verhuur buurthuis Diependaal'.
Het voorgestelde 'Gebruiksreglement verhuur buurthuis Diependaal' dient op hetzelfde moment in voege te treden als het bijhorende 'Retributiereglement verhuur buurthuis Diependaal'.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt onderstaand reglement 'gebruiksreglement verhuur buurthuis Diependaal' goed.
Reglementen 2023 – 2025
Gebruiksreglement verhuur buurthuis Diependaal
Voor de verhuur van het buurthuis Diependaal van het OCMW Herentals zijn er richtlijnen nodig voor de gebruiker en afspraken tussen het OCMW en de gebruiker. Dit gebruiksreglement is geldig van 1 januari 2023 tot en met 31 december 2025.
HET BELEID
Doelgroep
Dit reglement geldt voor iedereen die het buurthuis Diependaal van het OCMW Herentals wenst te huren. De gebruikers vallen onder één van de volgende categorieën:
Gebruik
Alle activiteiten die in het buurthuis Diependaal, Musketstraat 100, 2200 Herentals van het OCMW plaatsvinden, moeten van sociaal-culturele aard zijn.
In het buurthuis Diependaal worden uitsluitend voor buurtbewoners ook privéfeesten toegelaten. Buurtbewoners zijn mensen die hun hoofdverblijfplaats hebben in één van de volgende straten: Musketstraat, Schuttersstraat, Handboogstraat, Kruisboogstraat, Diependaal, Koepoortstraat, Blaasbalgstraat, Schrijnwerkerijstraat, Sint-Jobsstraat, Gareelmakersstraat en Kruineikenplein.
Aanvraag
De gebruiker dient een aanvraag voor het gebruik van het buurthuis Diependaal in. De toewijzing gebeurt in volgorde van datum van ontvangst. Bij gelijke aanvragen (qua datum) wordt rekening gehouden met de aard van de activiteit en het bereik. Het OCMW heeft het recht om een andere datum voor te stellen. Activiteiten die verschillende dagen in beslag nemen, worden aanzien als één optie.
De aanvraag gebeurt online via de website (www.schaliken.be), telefonisch (014 24 66 37), via post (Sociale Campus Spiegelfabriek, Lierseweg 132A, 2200 Herentals) of via mail (buurthuis.diependaal@herentals.be). De aanvraag moet zo volledig mogelijk ingevuld worden. Het OCMW heeft het recht om gebruiksperiodes, materialen, medewerking, … die al dan niet tijdig zijn aangevraagd, te weigeren.
Het buurthuis Diependaal mag gebruikt worden voor volgende zaken:
Op basis van de aanvraag wordt door de administratie een gebruiksovereenkomst opgesteld. Deze gebruiksovereenkomst wordt in twee exemplaren toegestuurd aan de gebruiker. Eén exemplaar van deze gebruiksovereenkomst wordt (bij voorkeur per mail) binnen de drie weken ondertekend teruggestuurd naar de desbetreffende dienst. Hierna is reservatie pas definitief.
Voor het afhalen en terugbezorgen van sleutels en/of toegangsbadges moet de gebruiker afspreken met de persoon vermeld in de gebruiksovereenkomst op de manier en momenten zoals opgenomen in de gebruiksovereenkomst.
De sleutels en/of toegangsbadges worden na de activiteit, de opleiding of na de laatste van een ononderbroken reeks evenementen zo snel mogelijk terugbezorgd.
Annulering
Het OCMW heeft steeds het recht om verleende toezeggingen te wijzigen of in te trekken als een gegronde reden kan worden ingeroepen. Hiervoor kan geen schadevergoeding gevraagd worden.
Een annulering door de gebruiker moet steeds schriftelijk gebeuren. Dit dient uiterlijk 4 weken voor aanvang te gebeuren. Bij annulering binnen de 4 weken voor aanvang van het gebeuren kan, zoals vermeld in het retributiereglement, tot het volledige bedrag van het verbruikstarief worden aangerekend.
Afspraken geldende voor het buurthuis Diependaal
In het buurthuis Diependaal wordt geen technische ondersteuning door medewerkers van het OCMW geboden. Maar bel de vrijwilligers (014-21 77 61) bij problemen.
Onmiddellijk na de activiteit, de opleiding of na de laatste van een ononderbroken reeks evenementen moet het lokaal ontruimd worden en al het materiaal dat geen eigendom is van het OCMW verwijderd worden. Tenzij anders overeengekomen met de vrijwilligers, moet de zaalindeling in de oorspronkelijke staat worden teruggebracht.
Het OCMW kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor achtergelaten materialen, voor mogelijke beschadiging of voor diefstal.
De gebruikte infrastructuur moet opgeruimd en uitgeborsteld zijn. Wanneer de vloer erg vuil is, moet de gebruiker er voor zorgen dat deze gedweild wordt. Bij gebruik van keuken en/of dranktoog worden deze proper opgekuist terug achtergelaten. Indien de gebruiker drank, etenswaren, keukentoestellen of de keuken gebruikt, dient de geleende huisraad afgewassen en teruggeplaatst worden. De koelkasten moeten aan de binnen- en buitenzijde gereinigd worden en de vaatwasmachine moet na gebruik uitgeladen en nagespoeld worden. Ook de keukentoestellen moeten schoongemaakt zijn. Alle tafels en stoelen moeten proper zijn.
De omgeving (zowel binnen als buiten) rondom de gebruikte lokalen moet eveneens proper achtergelaten worden.
Indien het personeel van de stad of het OCMW extra schoonmaak moet uitvoeren, worden hiervoor kosten aangerekend.
Per locatie gelden nog specifieke afspraken die in de handleiding terug te vinden zijn. Deze wordt bezorgd door het OCMW.
Alle afval moet door de gebruiker op de voorgeschreven wijze verwijderd worden.
Indien de gebruiker drank wil hebben in het buurthuis, kan de gebruiker dit zelf halen in een winkel naar keuze of bestellen bij Drankenhandel Van Nueten bvba (014-21 40 40). Drankenhandel Van Nueten bvba heeft een sleutel van de zaal. Praktische afspraken dient de gebruiker verder zelf met Drankenhandel Van Nueten bvba te maken. Drankenhandel Van Nueten bvba rekent de drank af aan de gebruiker.
De gebruiker vraagt het gewenste aantal exemplaren van de aanwezige huisraad aan via het formulier dat bij de gebruiksovereenkomst is gevoegd.
Het is verboden om waar ook in het gebouw affiches of andere zaken met welke hechtingsmiddelen dan ook vast te maken, tenzij aan de voorziene ophangrails. Er mag geen publiciteit worden aangebracht in het gebouw. Het OCMW zorgt voor signalisatie.
Publiciteit moet duidelijk de naam van de organisator, de contactgegevens, de gehuurde ruimte, de aard van de activiteit, de datum en de toegangsprijzen vermelden. Voor eventuele verspreiding binnen de stad oordeelt en zorgt de stad.
Verdere afspraken
Tenzij overeengekomen met de vrijwilligers is het niet toegestaan bijkomende verwarmingsinstallaties te plaatsen (elektriciteit, gas, petroleum, …), brandende kaarsen of extra kookmateriaal ter bereiding van warme maaltijden op te stellen of te gebruiken.
De vrijwilligers geven de gebruiker uitleg en/of een demonstratie van de wijze waarop de toegang tot het gebouw en de zolder moeten ontgrendeld en vergrendeld worden en de manier waarop de technische installaties moeten bediend worden.
Bij het afsluiten van de lokalen zorgt de gebruiker ervoor dat elektrische apparaten worden ontkoppeld. Aan de verwarming moet niets geregeld worden.
ANDERE
Privacy
De door de gebruiker verstrekte gegevens zullen door het OCMW Herentals worden verwerkt. Zij zullen uitsluitend worden gebruikt voor het afsluiten van een gebruikersovereenkomst en alle daarmee verband houdende zaken en dit op grond van toestemming van de gebruiker.
Het OCMW Herentals heeft met haar medewerkers een vertrouwelijkheidsovereenkomst afgesloten. Daarmee verbinden de medewerkers van het OCMW Herentals zich ertoe om alle vertrouwelijke gegevens, van welke aard ook, die hen zullen worden meegedeeld of waarvan zij tijdens hun opdracht kennis zullen nemen in het kader van het gebruik van infrastructuur van het OCMW Herentals, geheim te houden en dit zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht. De medewerkers van het OCMW Herentals waarborgen de vertrouwelijkheid van deze gegevens te zullen eerbiedigen en zullen uitsluitend die gegevens kenbaar maken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht.
Voor meer info en voor de uitoefening van uw rechten verwijzen wij de gebruiker door naar onze privacyverklaring op onze website https://www.herentals.be/privacy.
Verantwoordelijkheid gebruiker
Elke gebruiker is eindverantwoordelijke voor zijn/haar activiteit. Hij/ zij mag aan de lokalen geen andere bestemming geven dan die waarvoor het gebruik werd toegestaan.
De gebruiker kan in geen geval het gereserveerde, geheel of gedeeltelijk onderverhuren of overdragen aan derden of het gebruik aan derden toestaan. Bij overtreding krijgt de gebruiker, die de overeenkomst heeft getekend, hiervoor een boete en sancties conform het gebruiksreglement en het retributiereglement.
Elke gebruiker is verantwoordelijk voor het naleven van de reglementen betreffende gemeentelijke, provinciale, Vlaamse, federale en/of Europese taksen op vertoningen, geluidsnormen, auteursrechten, bedrijfsvoorheffing voor buitenlandse artiesten, het indienen van de voorgeschreven loonlijsten voor binnenlandse artiesten, politiereglementen, de wet betreffende de handelspraktijken en alle andere wettelijke bepalingen die van toepassing zijn ten gevolge van de georganiseerde activiteit.
Elke gebruiker is verantwoordelijk dat er geen overlast berokkend wordt aan activiteiten die op hetzelfde moment in andere delen van het gebouw en/of omgeving plaatsvinden.
De gebruiker is verantwoordelijk voor al wat er zich met het gebouw en de inboedel kan voordoen en voor de bewaking van de lokalen. Tijdens de openingsuren van de activiteit moet de gebruiker zorgen voor permanentie. Na afloop van de activiteit moet de gebruiker de lichten doven, alle toestellen uit te schakelen, alle deuren slotvast te maken en een eventuele alarminstallatie in te schakelen.
Alle praktische afspraken die niet in dit reglement zijn opgenomen, worden met het OCMW gemaakt. Dit kan zowel mondeling of via handleidingen zijn.
Schade
De gebruiker is verantwoordelijk voor de schade aan het gebouw en inboedel die door zichzelf, zijn medewerkers, de deelnemers aan de door hem ingerichte activiteit of derden zijn aangebracht. De gebruiker moet, onmiddellijk na het voorvallen van de schade, de feiten aan het OCMW melden.
Aangenomen wordt dat het gebouw en zijn inboedel, elk lokaal en het materiaal dat ter beschikking werd gesteld in goede staat is bij aanvang van de activiteit. Indien er door de gebruiker voor aanvang van de activiteit schade wordt vastgesteld, dan moet deze vóór aanvang (telefonisch, per e‑mail) van de activiteit gemeld worden aan het OCMW aan de hand van foto’s. Indien na de activiteit schade wordt vastgesteld, zal de gebruiker de schadevergoeding betalen zoals opgenomen in het retributiereglement.
Het OCMW kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor om het even welke schade van lichamelijke of stoffelijke aard die ontstaat naar aanleiding van de toegestane activiteiten of van het toegestane gebruik van de lokalen en/of uitrusting.
Veiligheids- & verbodsbepalingen
De gebruiker zorgt dat een vlotte toegang en doorgang gewaarborgd blijft. Het is verboden in-, uit- en nooduitgangen slotvast te maken of te versperren tijdens activiteiten. Het is eveneens verboden de noodverlichting uit te schakelen.
Het maximale aantal toegelaten personen, zoals aangeduid ter plaatse, mag niet overschreden worden.
In alle lokalen van het OCMW geldt een strikt rookverbod.
Tenzij overeengekomen met de vrijwilligers is het niet toegestaan bijkomende verwarmingsinstallaties te plaatsen (elektriciteit, gas, petroleum, …), brandende kaarsen of extra kookmateriaal ter bereiding van warme maaltijden op te stellen of te gebruiken.
Het niet naleven van veiligheidsregels of aanwijzingen van het OCMW, brandweer of politie kan de onmiddellijke verplichte stopzetting van de activiteit tot gevolg hebben.
Het is ten strengste verboden ramen, deuren, muren, panelen, vloeren te beschadigen, te benagelen, te beplakken en/of te beschilderen. Zij mogen van geen enkel hechtingsmiddel worden voorzien.
Er mag geen confetti gebruikt worden.
Per locatie gelden er nog specifieke afspraken. Hiervoor wordt verwezen naar de afzonderlijke handleidingen.
Overtredingen
Het overtreden van de hiervoor vermelde regels kan verschillende gevolgen hebben.
Het OCMW kan boetes opleggen ingeval van overtredingen van het reglement of het berokkenen van schade. Het heeft hiervoor de machtiging voor het aanrekenen van boetes, conform de regels in het retributiereglement.
Bij het overtreden van de hiervoor vermelde regels of het berokkenen van schade kunnen, desgevallend cumulatief, maatregelen of boetes opgelegd worden.
Gebruiksovereenkomst
Met de ondertekening van de gebruiksovereenkomst verklaart de gebruiker zich akkoord met alle bepalingen van de gebruiksovereenkomst, het gebruiksreglement verhuur buurthuis Diependaal en het retributiereglement verhuur buurthuis Diependaal.