Terug
Gepubliceerd op 19/04/2022

2022_RMW_00002 - AVG/GDPR: afsluiten verwerkingsovereenkomst met Computer Management and Services (CMS) nv: goedkeuring

raad voor maatschappelijk welzijn
di 01/02/2022 - 20:15 raadzaal
Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Rutger Moons, voorzitter; Mien Van Olmen, burgemeester; Pascal Van Nueten, schepen; Jan Michielsen, schepen; Patrik De Cat, schepen; Stefan Verraedt, schepen; Eva Brandwijk, schepen; Bart Michiels, schepen ; Anne-Mie Hendrickx, raadslid ; Jan Bertels, raadslid; Liese Bergen, raadslid ; Els Sterckx, raadslid; Peter Verpoorten, raadslid ; Rob Lathouwers, raadslid ; Evelyn Breugelmans, raadslid ; Andreas Huyskens, raadslid ; Susy Matthijs, raadslid ; Priscilla Van Thielen, raadslid ; Tom Olyslaegers, raadslid; Pieter Laureys, raadslid; François Vermeulen, raadslid; Griet Van Nueten, raadslid; Ludo Van den Broeck, raadslid; Marnix Verheyen, raadslid; Marcel De Cuyper, raadslid; Stefan Geyzen, raadslid; Asma Kareme, raadslid ; Dirk Soentjens, algemeen directeur

Verontschuldigd

Bieke Baeten, raadslid; Rikkert Van Bauwel, raadslid

Secretaris

Dirk Soentjens, algemeen directeur
2022_RMW_00002 - AVG/GDPR: afsluiten verwerkingsovereenkomst met Computer Management and Services (CMS) nv: goedkeuring 2022_RMW_00002 - AVG/GDPR: afsluiten verwerkingsovereenkomst met Computer Management and Services (CMS) nv: goedkeuring

Motivering

Beknopte samenvatting

Het woonzorgcentrum Sint-Anna gebruikt de software Geracc Suite van de firma Computer Management and Services (CMS) nv voor het beheer van het woonzorgcentrum. In deze software worden persoonsgegevens bijgehouden. Daardoor is het afsluiten van een verwerkingsovereenkomst verplicht. Omdat de firma CMS en haar advocatenkantoor DEFENSIS Advocatenkantoor bv blijven vasthouden aan een eigen versie van verwerkingsovereenkomst die niet gebaseerd is op het model van de VVSG, is het delegatiebesluit niet van toepassing en moet de raad voor maatschappelijk welzijn deze verwerkingsovereenkomst afsluiten.

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het afsluiten van een verwerkingsovereenkomst met de firma Computer Management and Services (CMS) nv voor het gebruik door het woonzorgcentrum Sint-Anna van de software Geracc Suite goed.

Context, relevante voorgeschiedenis en fasen

Op 28 november 2018 keurde de raad voor maatschappelijk welzijn het gebruik van het sjabloon van de VVSG voor het afsluiten van verwerkingsovereenkomsten goed en delegeerde de bevoegdheid voor het afsluiten van verwerkingsovereenkomsten in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) aan het vast bureau op voorwaarde dat de verwerkingsovereenkomst gebaseerd is op het sjabloon van de VVSG.

Het vast bureau keurde het afsluiten van een verwerkingsovereenkomst met Computer Management and Services (CMS) nv voor het gebruik van de software Geracc Suite principieel goed op 3 januari 2022. De verwerkingsovereenkomst in kwestie is immers niet gebaseerd op het model van de VVSG.

Vandaag keurt de raad voor maatschappelijk welzijn het afsluiten van een verwerkingsovereenkomst met Computer Management and Services (CMS) nv voor het gebruik van de software Geracc Suite goed.

Juridische grond

  • Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere aanpassingen
  • Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees parlement en de raad over de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en over het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming)
  • Beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 28 november 2018 tot delegatie aan het vast bureau voor het sluiten van verwerkingsovereenkomsten in het kader van de AVG/GDPR

Argumentatie

Het woonzorgcentrum Sint-Anna gebruikt al vele jaren de software Geracc Suite van de firma Computer Management and Services (CMS) nv voor het beheer van het woonzorgcentrum. Omdat het gebruik van de software Geracc Suite inhoudt dat er verschillende persoonsgegevens worden bijgehouden, moet er een verwerkingsovereenkomst ter zake worden afgesloten. Die verwerkingsovereenkomst wordt toegevoegd als addendum bij de basisovereenkomst voor het gebruik van de software Geracc Suite.

Aan de firma Computer Management and Services (CMS) nv en haar advocatenkantoor DEFENSIS Advocatenkantoor bv werd herhaaldelijk gevraagd om een verwerkingsovereenkomst gebaseerd op het model van de VVSG te gebruiken. Ze gaven er echter de voorkeur aan om met de eigen verwerkingsovereenkomst aan de slag te blijven gaan. De verwerkingsovereenkomst die de firma voorstelt, is dus niet gebaseerd op het model van de VVSG. Daardoor is het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 28 november 2018 tot delegatie aan het vast bureau voor het sluiten van verwerkingsovereenkomsten in het kader van de AVG/GDPR niet van toepassing.

De DPO (data protection officer) gaf een gunstig advies voor het ondertekenen van de verwerkingsovereenkomst met Computer Management and Services (CMS) nv.

Besluit

De raad voor maatschappelijk welzijn beslist:

Besluit 1

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het afsluiten van een verwerkingsovereenkomst met de firma Computer Management and Services (CMS) nv voor het gebruik door het woonzorgcentrum Sint-Anna van de software Geracc Suite goed.

Stemming op het artikel

Stemmen voor 24
Jan Michielsen, Mien Van Olmen, Tom Olyslaegers, François Vermeulen, Marcel De Cuyper, Jan Bertels, Pieter Laureys, Bart Michiels, Els Sterckx, Patrik De Cat, Rutger Moons, Andreas Huyskens, Eva Brandwijk, Pascal Van Nueten, Rob Lathouwers, Priscilla Van Thielen, Stefan Geyzen, Asma Kareme, Marnix Verheyen, Ludo Van den Broeck, Anne-Mie Hendrickx, Liese Bergen, Stefan Verraedt, Griet Van Nueten
Stemmen tegen 0
Onthoudingen 3
Susy Matthijs, Evelyn Breugelmans, Peter Verpoorten
Blanco stemmen 0
Ongeldige stemmen 0