De administratie stelt voor om de werkwijze voor het verhuren en leveren van verkeersborden aan te passen. Er kunnen geen verkeersborden meer worden afgehaald bij het magazijn. De stedelijke werkplaats vindt het makkelijker te organiseren als alles door de dienst ter plaatse wordt gebracht. Dit vermijdt dat de burgers verrast worden door de hoeveelheid en de grootte van de verkeersborden bij het afhalen bij de stedelijke werkplaats. Dit zorgt er ook voor dat burgers de correcte signalisatie plaatsen bij inname van het openbaar domein. Er is geen drempel meer om de signalisatie te gaan afhalen (bijvoorbeeld vrij nemen tijdens de openingsuren van de stedelijke werkplaats en voor voldoende groot vervoer zorgen).
Het college van burgemeester en schepenen keurde de wijzigingen aan het huurreglement voor uitleenmateriaal op 6 december 2021 principieel goed.
De stad Herentals heeft een huurreglement voor uitleenmateriaal, voor onder andere het uitlenen van verkeersignalisatie. Het reglement werd goedgekeurd in zitting van gemeenteraad van 5 november 2019. Dit reglement geldt nog tot 31 december 2025.
Op 16 december 2019 werd de opdracht voor het leveren en implementeren van een software voor inname openbaar domein en evenementenaanvragen gegund aan firma GEO-IT (zie bijlage besluit gunning).
Naar aanleiding van de implementatie van de software was er intern met de stedelijke werkplaats en met de dienst financiën een oefening om de werkwijze van verlenen van toelatingen innames openbaar domein en signalisatievergunningen en het verhuren en leveren van verkeersborden zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen. Het doel was om deze dienstverlening zo klantvriendelijk mogelijk te laten verlopen en ook voor de diensten onderling om dit makkelijker handelbaar te maken.
Het GIPOD-decreet legt op dat vanaf 1 januari 2022 werken met een aanzienlijke verkeershinder en waarbij er rijbaan, fietspad, voetpad of berm moet opengebroken worden, ten minste 4 weken voor de start in GIPOD (Generiek Informatieplatform Openbaar Domein) moeten ingegeven worden. GIPOD dat door Vlaanderen is opgezet om werken met impact beter op elkaar te laten afstemmen qua uitvoering en qua hinder.
De nieuwe software en de nieuwe werkwijze zouden vanaf 1 januari 2022 van start moeten gaan. Het huidige belastingsreglement voor inname van het openbaar domein, het huidige retributiereglement voor uitleenmateriaal en het huurreglement voor uitleenmateriaal moeten gewijzigd worden.
De gemeenteraad keurt het huurreglement voor uitleenmateriaal goed als volgt:
Reglementen 2020 - 2025
Huurreglement voor uitleenmateriaal
Om het gebruik van de uitleenmaterialen zo vlot mogelijk te laten verlopen, zijn er afspraken nodig tussen de stad en de ontlener.
Het huurreglement voor uitleenmateriaal geldt van 1 januari 2022 tot en met 31 december 2025.
Het huurreglement voor uitleenmateriaal, goedgekeurd door de gemeenteraad op 5 november 2019, wordt opgeheven met ingang van huidig reglement op 1 januari 2022.
HET BELEID
Doelgroep
Het huurreglement richt zich op de gebruikers van het stedelijke uitleenmateriaal.
1. Uitleenmateriaal voor feestelijkheden
Voor het lenen van uitleenmateriaal voor feestelijkheden komen volgende doelgroepen in aanmerking:
Enkel dranghekken worden ook uitgeleend voor andere publiek toegankelijke evenementen op het grondgebied van Herentals.
2. De veiligheidskoffer en geluidsmeter
Voor het lenen van veiligheidskoffer en geluidsmeter komen volgende doelgroepen in aanmerking:
3. De speelkoffer
Voor het lenen van de speelkoffer komen volgende doelgroepen in aanmerking:
4. Volkssportmateriaal
Het volkssportmateriaal kan door iedereen ontleend worden.
5. De theaterkoffer en de verkeerskoffer
De theaterkoffer wordt enkel uitgeleend aan scholen op het grondgebied van Herentals en in de regio. De verkeerskoffer wordt enkel uitgeleend aan scholen op het grondgebied van Herentals.
6. Uitleenmateriaal voor verkeerssignalisatie van werken
Het uitleenmateriaal voor verkeerssignalisatie van werken kan door iedereen ontleend worden.
7. De reanimatiekoffer
De reanimatiekoffer wordt enkel uitgeleend aan Herentalse kinderdagverblijven.
Gebruik
Elke vorm van ontlening van uitleenmateriaal wordt aanzien als gebruik.
Aanvraag
1. Uitleenmateriaal voor feestelijkheden:
Elke reservatie van uitleenmateriaal wordt op voorhand aangevraagd door de ontlener via het evenementenloket (www.herentals.be/evenementenloket):
Laattijdige aanvragen kunnen enkel toegewezen worden in de mate van beschikbaarheid van de materialen en indien de organisatie van de stadsdiensten niet in het gedrang komt. Laattijdige aanvragen waarvan de levering niet meer tijdig kan worden ingepland, worden geweigerd.
Het is enkel mogelijk om uitleenmateriaal aan te vragen voor activiteiten die plaatsvinden op het grondgebied van de stad Herentals, behalve bij uitlening aan andere gemeenten.
Het uitleenmateriaal voor feestelijkheden kan maximum twee weken ontleend worden. Voor een langere periode kan het college van burgemeester en schepenen een toewijzing doen die beperkender is dan het huidig verdeelmechanisme.
2. De veiligheidskoffer, geluidsmeter, speelkoffer, volkssportkoffer
Elke reservatie wordt op voorhand aangevraagd door de ontlener via het evenementenloket (www.herentals.be/evenementenloket). De speelkoffer vormt telkens een geheel, er kunnen geen onderdelen apart gehuurd worden.
3. De theaterkoffer
Elke reservatie wordt op voorhand aangevraagd door de ontlener via de dienst cultuur en toerisme.
4. De verkeerskoffer
Elke reservatie wordt op voorhand aangevraagd door de ontlener via de dienst mobiliteit.
5. Uitleenmateriaal voor verkeerssignalisatie van werken
Elke reservatie wordt op voorhand aangevraagd door de ontlener via de technische dienst.
6. De reanimatiekoffer
Elke reservatie wordt op voorhand aangevraagd door de ontlener via de dienst kinderopvang.
Toewijzing
1. Uitleenmateriaal voor feestelijkheden:
Stad en OCMW Herentals en AGB Sport en Recreatie hebben voorrang op andere ontleners.
Scholen hebben voor de organisatie van hun schoolfeest voorrang op andere ontleners voor 70 % van het nog beschikbare uitleenmateriaal.
Alle binnengekomen aanvragen worden ten vroegste 13 weken voor de activiteit behandeld. De ontlener zal van het toegekende uitleenmateriaal schriftelijk in kennis gesteld worden, minstens 10 weken voor de activiteit.
Indien de totale aanvraag minder is dan het maximum uitleenbare, dan krijgt elke aanvrager het gevraagde aantal. Indien de totale aanvraag meer is dan het maximum uitleenbare, dan wordt de volgende formule toegepast: (aangevraagde hoeveelheid x beschikbaar materiaal) / totaal aangevraagde hoeveelheid).
Het stadsbestuur geeft voorrang voor het toekennen van dranghekken voor evenementen waarbij de veiligheid anders in het gedrang komt.
Andere gemeenten kunnen ten vroegste 8 weken voor aanvang van de activiteit uitleenmateriaal reserveren voor tekorten binnen hun gemeente.
2. De veiligheidskoffer, geluidsmeter, speelkoffer, volkssportkoffer, theaterkoffer, verkeerskoffer, reanimatiekoffer, uitleenmateriaal voor verkeerssignalisatie van werken.
De ontlener die het uitleenmateriaal reserveert, zal dit toegewezen krijgen indien het materiaal beschikbaar is en niet gereserveerd is voor een andere ontlener. De eerste ontlener heeft voorrang op elke volgende ontlener.
AFSPRAKEN
Afhalen en terugbrengen
De ontlener moet zelf de materialen maximaal 4 dagen vooraf afhalen en terugbrengen binnen de 14 dagen vanaf de dag van de ontlening en dit tijdens de openingsuren. De specifieke tijdstippen worden afgesproken met de medewerker van de stad. Bij het afhalen en terugbrengen van het materiaal gaat de ontlener samen met een medewerker van de stad de goede staat van het materiaal na en wordt de gebruiksovereenkomst getekend.
Beide partijen controleren de inhoud van de materialen aan de hand van de inventaris. Door ondertekening van de gebruiksovereenkomst verklaart de ontlener dit gebruiksreglement te hebben gelezen, akkoord te zijn met de bepalingen beschreven in dit reglement en de naleving van dit reglement te waarborgen. Hij gaat er tevens mee akkoord dat hij het materiaal in goede staat heeft meegenomen.
Levering
Enkel het uitleenmateriaal voor feestelijkheden en de verkeerssignalisatie wordt geleverd. Alle materialen worden geleverd op het gelijkvloers en op verharde ondergrond op een plaats die goed bereikbaar is met de vrachtwagen en op dezelfde plaats weer opgehaald. De geleverde materialen worden niet opgesteld, uitgezonderd de verkeerssignalisatie die een parkeerverbod aanduid.
Het materiaal dat geleverd wordt, moet na de activiteit op dezelfde manier en plaats terug ingeladen worden in de voorziene rekken of containers. Het andere materiaal moet na de activiteit op de losplaats terug klaarliggen, zodat het door het gemeentepersoneel gemakkelijk kan opgeladen worden. Indien aan deze voorwaarden niet voldaan werd, wordt de inzet van de stadsarbeiders voor het stapelen van het materiaal doorgerekend aan de organisator, volgens de gepresteerde uren aan de goedgekeurde uurtarieven.
Verantwoordelijkheid gebruiker
De materiële steun wordt geleverd aan de ondertekenaar van het aanvraagformulier, die zich als verantwoordelijke voor de ontlener opgeeft. De verantwoordelijke weet waar en bij wie de materialen zich bevinden. De ontlener zorgt ervoor dat het materiaal in goede staat blijft. De ontlener verbindt er zich toe het materiaal niet verder te ontlenen, te verhuren aan derden of te verkopen. Bij twijfel hieraan kan de stad het materiaal op elk ogenblik terugvorderen.
De ondertekenaar blijft tot na het nazicht bij de terugname van de materialen, persoonlijk aansprakelijk voor schade, diefstal, verlies en foutief gebruik.
Bij diefstal moet de ontlener zelf aangifte doen bij de politie. Het stadsbestuur is niet aansprakelijk voor ongevallen, aangerichte schade of eender welke gevolgen die zouden voortvloeien uit het gebruik van de speelkoffer en zijn eventuele gevolgen.
Schade
De ontlener is verantwoordelijk voor de schade die aan het materiaal door zichzelf, zijn medewerkers, de deelnemers of derden wordt aangebracht. De ontlener moet, onmiddellijk na het voorval van de schade, de feiten aan het stadsbestuur melden.
Er wordt aangenomen dat de materialen die ter beschikking worden gesteld in prima staat verkeren bij de start van de activiteiten. Indien er door de ontlener voor aanvang van de activiteit schade wordt vastgesteld, dan moet deze voor aanvang van het evenement gemeld worden aan het evenementenloket. Indien na de activiteit schade wordt vastgesteld zal de organisator op eerste verzoek van het stadsbestuur een schadevergoeding betalen ten bedrage van de werkelijke herstellings- of vervangingskost. Ingeval een organisator nalaat de schade te vergoeden, dan beslist het college van burgemeester en schepenen over mogelijke sancties, ongeacht de verschuldigde vergoeding.
Overtredingen
Bij het overtreden van de hiervoor vermelde regels of het berokkenen van schade kunnen, desgevallend cumulatief, maatregelen of boetes opgelegd worden.
ANDERE
Door het in ontvangst nemen van de materiële steun van de stad aanvaardt men de bepalingen van dit reglement.
De ontlener zal steeds toegang geven aan de verantwoordelijken van de uitleendienst tijdens de activiteit waar het ontleende materiaal gebruikt wordt, ter controle van de materialen en de naleving van de bepalingen van dit reglement. Als bij controle blijkt dat er te grote hoeveelheden materiaal gevraagd worden, dan kunnen bij volgende aanvragen de materialen, of een deel ervan, geweigerd worden.
Indien de stad materialen moet ontlenen bij andere gemeenten, zijn deze materialen te verkrijgen volgens het reglement van deze gemeente. Indien deze reglementering strenger is, zullen de bepalingen van het reglement van de andere gemeente moeten nageleefd worden.
De ontlener voorziet contactgegevens van een persoon die tijdens de werkuren bereikbaar is om de levering verder af te stemmen indien nodig.
Procedure toezicht
Dit reglement wordt aan de toezichthoudende overheid overgemaakt. Het reglement wordt afgekondigd en bekendgemaakt overeenkomstig het decreet lokaal bestuur.